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FAQ / Questions fréquemment posées

Le projet ScoDoc

Qui sont les développeurs ? Le projet est-il pérenne ?

ScoDoc a été conçu et développé par Emmanuel Viennet, puis complété par plusieurs contributeurs, enseignants ou BIATSS dans les IUT et universités. Son développement est toujours actif, voir la plateforme gitea https://git.scodoc.org.

En 2020, une association a été créée pour soutenir et pérenniser le projet: par exemple pour acquérir services et équipements pour le développement informatique, recruter stagiaires, apprentis, ou mener une veille scientifique et technologique sur le sujet: voir AssociationScoDoc. L'avenir du logiciel dépend donc de vous: adhérez, ou incitez votre institution (département IUT, Institut, École) à le faire.

Utilisation de ScoDoc

Qui peut voir les notes, et quand ?

Tous les collègues (enseignants et administratifs) pouvant accéder au département peuvent voir les notes, en passant par la page du module concerné.

Les notes n'apparaissent dans les bulletins et tableaux récapitulatifs que lorsqu'elles sont prises en compte dans les moyennes: soit parce que toutes les notes des étudiants inscrits à cette évaluation sont saisies, soit parce qu'il s'agit d'une évaluation avec "prise en compte immédiate".

Les étudiants n'ont pas accès à ScoDoc, et ne peuvent donc pas voir leurs notes, sauf si une interface spécifique est configurée ("passerelle", avec affichage sur leur ENT en général, cet affichage pouvant être désactivé depuis ScoDoc pour un semestre particulier). A défaut, il faut leur envoyer leurs bulletins par mail.

Comment les étudiants peuvent-ils accéder aux résultats ?

Les étudiants n'ont pas accès à ScoDoc, mais un composant "satellite", installé séparément peut fournir à chacun ses résultats (bulletins de notes, absences): il s'agit de la passerelle développée par Sébastien Lehman.

Comment signaler un problème ?

Nous vous remercions de nous signaler tous les problèmes que vous rencontrez: erreurs, comportement bizarre ou malcommode. Nous ne promettons pas de les régler rapidement, ni même plus tard: le logiciel est fourni sans aucune garantie. Mais nous faisons de notre mieux: joindre le canal Discord Assistance (voir Contact)

La gestion des étudiants

Comment gérer les étudiants les démissionnaires ?

Sur la fiche d'un étudiant, on peut choisir plusieurs options:

• Supprimer cet étudiant : il sera totalement supprimé de la base, sans remède. Cette option n'est en principe jamais utile, sauf pour corriger une fausse manœuvre au moment des inscriptions.

Ou bien au niveau de son inscription dans un semestre, via le menu Scolarité:

• Démission : l'étudiant restera dans le semestre, mais sera indiqué comme démissionnaire. C'est ce qu'il faut faire quand un étudiant signale son abandon en cours d'année, passé le délai légal ou il peut se désengager (typiquement, après le 15 octobre).

• Désinscrire (en cas d'erreur) : l'étudiant reste dans ScoDoc, ses données (et ses notes) sont conservées, mais il n'est plus inscrit au semestre et n'apparait plus dans les listes. C'est ce qu'il faut choisir en début d'année, soit en cas d'erreur de manipulation, soit si l'étudiant abandonne en tout début d'année (il ne sera alors pas compté dans les inscrits).

Les notes

Comment prendre en compte les notes de sport ou autres bonus/malus ?

Voir la page dédiée, ou bien pour les bonus sport le tutoriel vidéo par Cédric C..

Comment supprimer une évaluation ?

1. Supprimer toutes les notes saisies dans cette évaluation, s'il y en a: passer par la page "Saisie des notes" et suivre le lien "Effacer toutes les notes de cette évaluation".

2. Lorsqu'il n'y a plus de notes, une croix rouge apparait sur le tableau de bord du module: cliquer dessus pour supprimer l'évaluation.

Passage de formation initiale à apprentissage

Après quelques semaines, il arrive de basculer un étudiant de formation initiale pour l'inscrire en apprentissage, ou l'inverse.

En général les évaluations ne sont pas exactement les mêmes dans les deux modalités, et parfois (souvent) l'adaptation locale diffère (coefficients, choix des ressources/SAE). Pour ces raisons, ScoDoc ne peut pas automatiquement recopier les notes d'un semestre à l'autre. Vous devez, au cas par cas, le faire manuellement.

Bon à savoir: quand on désincrit un étudiant d'un semestre, cela n'efface pas ses notes: si on réinscrit l'étudiant au même semestre, il retrouve magiquement ses notes: utile si on a oublié de le recopier avant de le désinscrire.

Les formations

Quelles formations peuvent être gérées par ScoDoc

Toutes les formations notées peuvent bénéficier de ScoDoc.

De nombreuses fonctions spécialisées sont consacrées au Bachelor Universitaire de technologie et son approche par compétences (APC) particulière.

ScoDoc est utilisé pour de nombreuses licences professionnelles, masters, formations d'ingénieurs.

Le Bachelor Universitaire de Technologie

ScoDoc étant très utilisé en IUT, il offre de nombreuses fonctions dédiées au BUT. Voir notamment le principe du calcul des notes en BUT et un exemple de modélisation de la spécialité BUT Informatique.

En IUT, comment gérer les licences professionnelles ?

• On peut créer un département regroupant les licences, ou bien rattacher chaque licence à un département existant. Cette dernière solution est préférable si des étudiants de DUT poursuivent en licence (ainsi, on a automatiquement accès à leur parcours complet).

• La plupart des licences pro durent un an, mais sont gérées comme un seul semestre (pas de jury à mi-parcours). Indiquer "pas de semestre" dans l'option "Semestre dans la formation" (page "modification du semestre").

• les "nouvelles" licences pro en "blocs de compétences" ne sont pas encore entièrement prises en charge par ScoDoc. Utiliser par exemple "Licence pro en un semestre 2014" et calculer vous-même les moyennes de blocs non proposées par ScoDoc.

Les jurys

Les ECTS ne s'affichent pas

Les ECTS sont attribués (ou pas) au moment de la saisie de la décision de jury sur les UEs. Avant le jury, l'étudiant n'a jamais d'ECTS, quelles que soient ses notes.

Comment identifier les ECTS ?

Les ECTS sont toujours liés aux Unités d'Enseignement (UE). Toute validation d'UE apporte à l'étudiant son quota d'ECTS. Cette quantité est définie dans le programme de la formation.

Les UEs peuvent être validées par le jury d'un semestre: le compte est affiché sur une colonne à droite du tableau Jury / Voir les décisions de jury.

L'étudiant n'est pas diplômé

Vérifiez qu'il a bien obtenu tous ces ECTS. Si ce n'est pas le cas, vérifiez qu'il a bien validé toutes les UEs de son parcours de formation (BUT), ou un nombre suffisant de celles ci.

Comment voir toutes les validations de jury d'un étudiant ?

Dans certains cas, on souhaite vérifier tout le détail des validations de jury enregistrées pour un étudiant. Pour cela, aller sur sa fiche et suivre le lien Éditer toutes décisions de jury. Vous aurez le détail de tous les éléments validés (UE, RCUEs du BUT, semestres des formations LMD, années du BUT, ...) et pourrez même les supprimer une à une (si vous disposez des droits d'accès nécessaires.)

Voir aussi guide du responsable de formation et les jurys de BUT.

Administration système

Mes données sont erronées, que faire ?

En cas de problème (bug, erreur de manipulation, suspicion de piratage), différents journaux peuvent être consultés.

Les utilisateurs autorisés peuvent facilement voir:

• les opérations effectuées sur un étudiant (inscriptions, saisies d'absences, ...), accessibles via le menu "Etudiant" / "Voir le journal..." en haut de sa fiche individuelle.

• les différentes saisies de notes, via le formulaire de saisie de notes (toutes les valeurs précédemment saisies sont conservées, ainsi que la date et l'identité de l'utilisateur ayant effectué la saisie).

Les administrateurs (informaticiens) peuvent aussi consulter les journaux (logs) du serveur, voir "où sont les journaux".

Configuration

Comment changer les logos sur les documents PDF (PV...)

Il faut avoir un compte (web) administrateur sur ScoDoc, et passer par l'onglet "configuration" accessible sur la page d'accueil. Voir la page sur la gestion des logos et images.

Administration

Quel système d'exploitation ?

ScoDoc est accessible depuis n'importe quel navigateur Web (Firefox, Chrome, ...).

Le serveur ScoDoc fonctionne sous Linux. Il n'est testé qu'avec Debian (stable). Le script d'installation (GuideInstallDebian12) assure l'installation de tout les éléments nécessaires au bon fonctionnement de ScoDoc.

Quand et comment mettre à jour le logiciel ?

Les mises à jour sont normalement automatiquement appliquées chaque nuit, assurant la sécurité et l'actualisation de ScoDoc.

Des améliorations et corrections sont fréquemment introduites. Les plus importantes sont annoncées sur la liste de diffusion "scodoc-annonces".

Voir aussi la page MisesAJour.

Quelles sauvegardes des données ?

Voir SauvegardesBases.

Où sont les journaux (logs) ?

Les administrateurs du serveur peuvent consulter:

• Le journal du serveur Web (nginx)

/var/log/nginx/scodoc*.log

• le fichier /opt/scodoc-data/log/scodoc.log reçoit des messages de déboggage de ScoDoc.

J'ai installé ScoDoc mais je n'ai pas de certificat SSL !

Il est de plus en plus important d'installer un certificat SSL; les navigateurs Web sont de plus en plus méfiants et vos utilisateurs seront très gênés si votre ScoDoc n'a pas de certificat valide. Si votre établissement (par exemple via RENATER) ne vous fournit pas de de certificat, je conseille de passer par Let's Encrypt dont l'utilisation est très simple et rapide.

Pour vos tests en local, avec Chrome, modifier le paramétrage en réglant: chrome://flags/#allow-insecure-localhost (et/ou taper "thisisunsafe" sur la page bloquée).

Comment supprimer un département ?

Voir les commandes d'administration dans GuideConfig

Comment contribuer au projet ?

Voir la page "contribuer".

!!! note "Voir aussi"

- [Guide administrateur ScoDoc](GuideAdminSys.md)
- [Guide du responsable de formation](GuideAdminFormation.md)
- [Guide utilisateur](GuideUtilisateur.md)
- [Contacts](Contact.md)
- <a href="https://www.youtube.com/playlist?list=PLw49h6RbvswhasBk9bXj7PzOD8GDW3kG1" target="_blank">Tutoriels sur YouTube <img src="/img/tube.png" alt="" style="margin-top:0px; margin-bottom:0px; border-width:0px;"/></a>