DocScoDoc/docs/FAQ.md

# FAQ / Questions fréquemment posées

## Le projet ScoDoc

### Qui sont les développeurs ? Le projet est-il pérenne ?

ScoDoc a été conçu et développé par Emmanuel Viennet, puis complété par
plusieurs contributeurs, enseignants ou BIATSS dans les IUT et universités. Son
développement est toujours actif, voir la plateforme gitea <https://git.scodoc.org>.

En 2020, une association a été créée pour soutenir et pérenniser le projet: par
exemple pour acquérir services et équipements pour le développement
informatique, recruter stagiaires, apprentis, ou mener une veille scientifique
et technologique sur le sujet: voir [AssociationScoDoc](AssociationScoDoc.md).
L'avenir du logiciel dépend donc de vous: adhérez, ou incitez votre institution
(département IUT, Institut, École) à le faire.

## Utilisation de ScoDoc

### Qui peut voir les notes, et quand ?

Tous les collègues (enseignants et administratifs) pouvant accéder au
département peuvent voir les notes, en passant par la page du module concerné.

Les notes n'apparaissent dans les bulletins et tableaux récapitulatifs que
lorsqu'elles sont prises en compte dans les moyennes: soit parce que toutes les
notes des étudiants inscrits à cette évaluation sont saisies, soit parce qu'il
s'agit d'une évaluation avec "prise en compte immédiate".

Les **étudiants n'ont pas accès à ScoDoc**, et ne peuvent donc pas voir leurs
notes, sauf si une interface spécifique est configurée ("passerelle", avec
affichage sur leur ENT en général, cet affichage pouvant être désactivé depuis
ScoDoc pour un semestre particulier). A défaut, il faut leur envoyer leurs
bulletins par mail.

### Comment les étudiants peuvent-ils accéder aux résultats ?

Les **étudiants n'ont pas accès à ScoDoc**, mais un composant "satellite",
installé séparément peut fournir à chacun ses résultats (bulletins de notes,
absences): il s'agit de [la passerelle développée par Sébastien Lehman](https://github.com/SebL68/Scodoc_Notes).

### Comment signaler un problème ?

Nous vous remercions de nous signaler tous les problèmes que vous rencontrez:
erreurs, comportement bizarre ou malcommode. Nous ne promettons pas de les
régler rapidement, ni même plus tard: le logiciel est fourni sans aucune
garantie. Mais nous faisons de notre mieux: joindre le canal Discord
Assistance (voir [Contact](Contact.md))

## La gestion des étudiants

### Comment gérer les étudiants les démissionnaires ?

Sur la fiche d'un étudiant, on peut choisir plusieurs options:

* *Supprimer cet étudiant* : il sera totalement supprimé de la base, sans
  remède. Cette option n'est en principe jamais utile, sauf pour corriger
  une fausse manœuvre au moment des inscriptions.

Ou bien au niveau de son inscription dans un semestre, via le menu *Scolarité*:

* *Démission* : l'étudiant restera dans le semestre, mais sera indiqué comme
  démissionnaire. C'est ce qu'il faut faire quand un étudiant signale son
  abandon en cours d'année, passé le délai légal ou il peut se désengager
  (typiquement, après le 15 octobre).

* *Désinscrire (en cas d'erreur)* : l'étudiant reste dans ScoDoc, ses
  données (et ses notes) sont conservées, mais il n'est plus inscrit au
  semestre et n'apparait plus dans les listes. C'est ce qu'il faut choisir
  en début d'année, soit en cas d'erreur de manipulation, soit si l'étudiant
  abandonne en tout début d'année (il ne sera alors pas compté dans les
  inscrits).

## Les notes

### Comment prendre en compte les notes de sport ou autres bonus/malus ?

Voir [la page dédiée](BonusMalus.md), ou bien pour les bonus sport
[le tutoriel vidéo par Cédric C.](https://www.youtube.com/watch?v=SVbjuDpq-lI&list=PLw49h6RbvswhasBk9bXj7PzOD8GDW3kG1&index=13).


### Comment supprimer une évaluation ?

1. Supprimer toutes les notes saisies dans cette évaluation, s'il y en a: passer
   par la page "Saisie des notes" et suivre le lien "Effacer toutes les notes de
   cette évaluation".

2. Lorsqu'il n'y a plus de notes, une croix rouge apparait sur le tableau de
   bord du module: cliquer dessus pour supprimer l'évaluation.

### Passage de formation initiale à apprentissage

Après quelques semaines, il arrive de basculer un étudiant de formation initiale
pour l'inscrire en apprentissage, ou l'inverse.

En général les évaluations ne sont pas exactement les mêmes dans les deux
modalités, et parfois (souvent) l'adaptation locale diffère (coefficients, choix
des ressources/SAE). Pour ces raisons, ScoDoc ne peut pas automatiquement
recopier les notes d'un semestre à l'autre. Vous devez, au cas par cas, le faire
manuellement.

Bon à savoir: quand on désincrit un étudiant d'un semestre, cela n'efface pas
ses notes: si on réinscrit l'étudiant au même semestre, il retrouve magiquement
ses notes: utile si on a oublié de le recopier avant de le désinscrire.

## Les formations

### Quelles formations peuvent être gérées par ScoDoc

Toutes les formations notées peuvent bénéficier de ScoDoc.

De nombreuses fonctions spécialisées sont consacrées au Bachelor Universitaire
de technologie et son approche par compétences (APC) particulière.

ScoDoc est utilisé pour de nombreuses licences professionnelles, masters,
formations d'ingénieurs.

### Le Bachelor Universitaire de Technologie

ScoDoc étant très utilisé en IUT, il offre de nombreuses fonctions dédiées au
BUT. Voir notamment [le principe du calcul des notes en BUT](BUT.md) et [un exemple de
modélisation de la spécialité BUT Informatique](BUTExempleInfo.md).

### En IUT, comment gérer les licences professionnelles ?

* On peut créer un département regroupant les licences, ou bien rattacher
chaque licence à un département existant. Cette dernière solution est
préférable si des étudiants de DUT poursuivent en licence (ainsi, on a
automatiquement accès à leur parcours complet).

* La plupart des licences pro durent un an, mais sont gérées comme un seul
semestre (pas de jury à mi-parcours). Indiquer "*pas de semestre*" dans
l'option "*Semestre dans la formation*" (page "*modification du semestre*").

* les "nouvelles" licences pro en "blocs de compétences" ne sont pas encore
entièrement prises en charge par ScoDoc. Utiliser par exemple "Licence pro en un
semestre 2014" et calculer vous-même les moyennes de blocs non proposées par
ScoDoc.

## Les jurys

### Les ECTS ne s'affichent pas

Les ECTS sont attribués (ou pas) au moment de la saisie de la décision de jury
sur les UEs. Avant le jury, l'étudiant n'a jamais d'ECTS, quelles que soient ses
notes.

### Comment identifier les ECTS ?

Les ECTS sont toujours liés aux Unités d'Enseignement (UE). Toute validation
d'UE apporte à l'étudiant son quota d'ECTS. Cette quantité est définie dans le
programme de la formation.

Les UEs peuvent être validées par le jury d'un semestre: le compte est affiché
sur une colonne à droite du tableau **Jury / Voir les décisions de jury**.

### L'étudiant n'est pas diplômé

Vérifiez qu'il a bien obtenu tous ces ECTS.
Si ce n'est pas le cas, vérifiez qu'il a bien validé toutes les UEs de son
parcours de formation (BUT), ou un nombre suffisant de celles ci.

### Comment voir toutes les validations de jury d'un étudiant ?

Dans certains cas, on souhaite vérifier tout le détail des validations de jury
enregistrées pour un étudiant. Pour cela, aller sur sa fiche et suivre le lien
*Éditer toutes décisions de jury*. Vous aurez le détail de tous les éléments
validés (UE, RCUEs du BUT, semestres des formations LMD, années du BUT, ...) et
pourrez même les supprimer une à une (si vous disposez des droits d'accès nécessaires.)

Voir aussi [guide du responsable de formation](GuideAdminFormation.md#jurys)
et [les jurys de BUT](BUTJurys.md).

## Administration système

### Mes données sont erronées, que faire ?

En cas de problème (bug, erreur de manipulation, suspicion de piratage),
différents journaux peuvent être consultés.

Les utilisateurs autorisés peuvent facilement voir:

* les opérations effectuées sur un étudiant (inscriptions, saisies d'absences,
   ...), accessibles via le menu "Etudiant" / "Voir le journal..." en haut de sa
   fiche individuelle.

* les différentes saisies de notes, via le formulaire de saisie de notes (toutes
  les valeurs précédemment saisies sont conservées, ainsi que la date et
  l'identité de l'utilisateur ayant effectué la saisie).

Les administrateurs (informaticiens) peuvent aussi consulter les journaux (logs)
du serveur, voir ["où sont les journaux"](#ou-sont-les-journaux-logs).

## Configuration

### Comment changer les logos sur les documents PDF (PV...)

Il faut avoir un compte (web) administrateur sur ScoDoc, et passer
par l'onglet "configuration" accessible sur la page d'accueil.
Voir [la page sur la gestion des logos et images](GestionLogos.md).

### Administration

### Quel système d'exploitation ?

ScoDoc est accessible depuis n'importe quel navigateur Web (Firefox, Chrome, ...).

Le serveur ScoDoc fonctionne sous Linux. Il n'est testé qu'avec Debian (stable).
Le script d'installation ([GuideInstallDebian12](GuideInstallDebian12.md))
assure l'installation de tout les éléments nécessaires au bon fonctionnement de
ScoDoc.

### Quand et comment mettre à jour le logiciel ?

Les mises à jour sont normalement automatiquement appliquées chaque nuit,
assurant la sécurité et l'actualisation de ScoDoc.

Des améliorations et corrections sont fréquemment introduites. Les plus
importantes sont annoncées sur la liste de diffusion
"[scodoc-annonces](https://listes.univ-paris13.fr/mailman/listinfo/scodoc-annonces)".

Voir aussi la page [MisesAJour](MisesAJour.md).

### Quelles sauvegardes des données ?

Voir [SauvegardesBases](SauvegardesBases.md).

### Où sont les journaux (logs) ?

Les administrateurs du serveur peuvent consulter:

* Le journal du serveur Web (nginx)

```text
/var/log/nginx/scodoc*.log
```

* le fichier `/opt/scodoc-data/log/scodoc.log` reçoit des messages de déboggage
 de ScoDoc.

### J'ai installé ScoDoc mais je n'ai pas de certificat SSL !

Il est de plus en plus important d'installer un certificat SSL; les navigateurs
Web sont de plus en plus méfiants et vos utilisateurs seront très gênés si votre
ScoDoc n'a pas de certificat valide. Si votre établissement (par exemple via
RENATER) ne vous fournit pas de de certificat, je conseille de passer par <a
href="https://letsencrypt.org/fr/">Let's Encrypt</a> dont l'utilisation est très
simple et rapide.

Pour vos tests en local, avec Chrome, modifier le paramétrage en réglant:
`chrome://flags/#allow-insecure-localhost` (et/ou taper "thisisunsafe" sur la
page bloquée).

### Comment supprimer un département ?

Voir les commandes d'administration dans [GuideConfig](GuideConfig.md)

### Comment contribuer au projet ?

[Voir la page "contribuer"](Contribuer.md).

!!! note "Voir aussi"

    - [Guide administrateur ScoDoc](GuideAdminSys.md)
    - [Guide du responsable de formation](GuideAdminFormation.md)
    - [Guide utilisateur](GuideUtilisateur.md)
    - [Contacts](Contact.md)
    - <a href="https://www.youtube.com/playlist?list=PLw49h6RbvswhasBk9bXj7PzOD8GDW3kG1" target="_blank">Tutoriels sur YouTube <img src="/img/tube.png" alt="" style="margin-top:0px; margin-bottom:0px; border-width:0px;"/></a>