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Jury de Poursuites d'Etudes BUT

Attention : cette fonctionnalité est en cours de révision pour le BUT depuis janvier 2024 ; les documents (avis) en LaTeX ne sont plus générés dans cette nouvelle version : seul des classeurs excel sont générés. Merci de vos retours.

Cadre d'usage et nomenclature

Un jury de Poursuites d'Etudes émet des avis sur la capacité des étudiants à intégrer une formation post-BUT (master, écoles d'ingénieur, écoles de commerce, ...) en s'appuyant sur l'ensemble des résultats qu'ont obtenus les étudiants au cours de leur scolarité de BUT.

Les étudiants considérés sont ceux d'une promotion :

Une promotion est l'ensemble des étudiants qui recevront leur diplôme la même année, quelque soit leurs semestres, leurs parcours, leurs modalités d'apprentissage (formation initiale ou apprentissage) ou leurs redoublements éventuels.

Les avis émis s'appuient sur différents critères (notes moyennes/classements) obtenus :

• sur des moyennes prévues dans le règlement des études : moyenne par UE, par niveau de compétence (regroupement cohérent d'UE)
• sur des moyennes personnalisées (cf. tag), souvent demandées par les formations post-BUT dans les dossiers de candidature des étudiants : moyenne en anglais, en mathématiques, en français, ...
• à différents instants de la scolarité (cf. regroupement cohérent de semestres) des étudiants : moyenne en 1ère année, en 2ème année, sur 3 ans, ...
• sur des interclassements, classant les étudiants indépendamment du chemin (parcours, modalité, redoublement, ...) qu'ils ont parcouru au cours de leur scolarité de BUT.

Ces critères variant d'un établissement à un autre et d'un dossier de candidature à un autre, la fonctionnalité Jury de Poursuites d'Etudes de Scodoc (appelée ci-dessous outil PE) fournit un ensemble de notes moyennes/classements le plus large possible centralisé dans des tableurs xlsx, pour en avoir différentes vues.

A vous de piocher dans les données fournies en fonction de vos besoins pour construire votre tableur émettre vos avis et renseigner les dossiers de candidature de vos étudiants.

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Premiers pas

Dans la suite, sera pris l'exemple du jury des poursuites d'études 2024, qui traitera TOUS les étudiants qui termineront leur scolarité (généralement en juin) 2024 : vos diplômés de la promotion 2024.

Générer l'archive zip des documents standards

1. Editer n'importe lequel des semestres Scodoc dans lequel à étudier un étudiant de la promotion (quelque soit sa modalité d'apprentissage ou son parcours). Par exemple, un semestre 5 2023-2024.
2. Partant du semestre sélectionné, l'onglet Statistiques > Documents Avis de Poursuite d'Etudes.
3. Générer les documents pour télécharger l'archive zip du jury. Dans notre exemple, Jury_PE_2024.zip

L'outil PE n'analyse pas seulement les futurs diplômés ; il analyse également TOUS les étudiants que vos diplômés ont cotoyés dans leur scolarité, mais qui ont démissionné, abandonné, redoublé (cf. Jury_PE_2024.zip > details/etudiants.xlsx) car ils impactent les classements. De fait, pour un jury de semestre 5 :

• si vous avez commencé à peupler des semestres 6, assurez-vous que tous vos diplômés y soient inscrits, au risque que l'outil les croit démissionnaires.
• si vous avez créé les semestres 6 mais sans étudiant inscrits, pas de souci !

Contenu de l'archive zip

L'archive obtenue contient plusieurs tableurs :

1. synthese_jury_par_tag.xlsx : résume les données du jury de votre promotion dans différents onglets :

   • l'onglet but s'appuie sur des moyennes de semestre (cf. plus bas)
   • plusieurs onglets nommés comp. <titre_competence> (dépendant des parcours de votre formation) retracent les moyennes/classements obtenues dans les différentes UE rattachées à la competence

   Il peut être utilisé pour :

   • préparer (en piochant) les moyennes/classements qui vous intéressent
   • intégrer une solution de publipostage (non proposée par l'outil PE) pour générer les fiches d'avis PE à transmettre aux étudiants pour leur dossier de candidature

2. synthese_jury_par_etudiants.xslx : résume les données de chaque étudiant dans un onglet qui lui est propre. Il peut être utilisé pour communiquer/transmettre à l'étudiant ses moyennes/classements pour préparer ses dossiers

3. des tableurs dans details qui traduisent les différentes étapes de calcul faites par l'outil et sont plutôt destinés aux développeurs

Moyennes personnalisées : les tags¶

Pour obtenir des moyennes personnalisées (par exemple moyenne en mathématiques, en anglais, en expression-communication, ...), l'outil s'appuie sur un système de tags.

Les tags sont des mots-clés (courts et sans caractères spéciaux) affectés à des modules (ressources ou SAEs) dans le Programme de formation. Ils ne peuvent pas être but ni comp. <titre_competence> (réservés par l'outil).

Tous les modules portant le même tag ( à la casse et à l'accentuation) seront intégrés ensemble dans le calcul de moyennes/classements pour ce tag. Elles apparaitront sous la forme d'un nouvel onglet dans synthese_jury_par_etudiants.xslx.

Renseigner les tags

Après avoir sélectionné un programme de formation depuis le menu Programmes :

1. Cochez Montrer les tags...
2. Renseigner pour chaque module le ou les tags souhaités ( ici 3 tags : réseaux, ressources, techniques )

Le menu Tagguer tous les modules par leur type (tag res, sae) (après la description des ressources et des SAEs) permettant de tagguer automatiquement les ressources avec le tag res et les SAEs avec le tag sae.

Si vos étudiants ont suivi plusieurs programmes de formation différents, tous leurs programmes doivent être taggués.

Paramètrer les coefficients des tags

Les tags peuvent faire mention d'un coefficient servant à la pondération des modules dans le calcul de la moyenne (cf. section coefficient). Le tag sera alors de la forme : nom_du_tag:coeff_entier.

Regroupements cohérents de semestre

Les moyennes (quelque soit le tag) peuvent être calculées sur plusieurs semestres appelés regroupements cohérents de semestres : moyenne en 1ère année, en 2ème année voire (pour le jury) sur l'ensemble des semestres (même redoublés) qu'a suivi un étudiant.

Un regroupement cohérent de semestres (RCS) est un ensemble de semestres suivis par les étudiants formant un tout cohérent pour calculer une moyenne sur plusieurs semestres.

Globalement, 3 types de regroupements cohérents de semestres sont fournis :

• Les RCS Semestre <n> (avec <n> le numéro du semestre parmi 1, 2, 3, 4, 5, 6) désignent la moyenne (pour chaque tag) calculée en utilisant les notes du (ou des) semestre <n>.

• Les RCS BUT<a> (avec <a> le numéro de l'année parmi 1, 2, 3) désignent la moyenne calculée sur les deux semestres d'une même année <a>.

• Les RCS Moyenne du semestre <ini> à <final> désignent les moyennes calculées en utilisant toutes les notes du semestre <ini> au semestre <final>. Plus particulièrement:

  • Le RCS Moyenne du semestre 1 à 5 (intégrant les semestres S1+S2+S3+S4+S5) peut être utile pour une vue d'ensemble des résultats - sur 5 semestres - lors d'un jury se tenant au S5 pour des avis de poursuites d'études

  • Le RCS Moyenne du semestre 1 à 3 (intégrant les semestres S1+S2+S3) peut être utile pour une vue d'ensemble des résultats - sur 3 semestres - lors d'un jury se tenant au S3 pour des avis de réorientation (pour rester politiquement correct).

Dans le cas des étudiants redoublants, seront systématiquement pris en compte les notes des semestres redoublés :

Le mode de calcul des moyennes de chaque regroupement cohérent de semestres dépend du regroupement et du tag (cf. décription à suivre).

Les données de ces regroupements cohérents de semestres sont fournis, en colonne, dans synthese_jury_par_tag.xslx.

Mode de calcul des moyennes

Les moyennes de poursuites d'études (contrairement aux moyennes d'UE ou de regroupement cohérent d'UE) ne sont pas règlementées par l'arrêté du BUT. Leur mode de calcul (décrit ci-dessous) a été choisi pour comparer les étudiants, sachant la diversité des parcours, la complexité et les contraintes des coefficients du programme, en étant le plus cohérent possible.

Dans le cas des étudiants redoublants, seront systématiquement pris en compte les notes de tous ses semestres y compris redoublés. L'outil ne se focalise pas sur les meilleures notes mais sur la moyenne.

Ce choix trouve un équilibre entre pénaliser un étudiant en situation de redoublement par rapport à un autre ayant réussi du premier coup et permettre à l'étudiant redoublant d'améliorer sa moyenne.

Moyennes des RCS Semestre <n>

Rappelons que les RCS Semestre <n> (avec <n> le numéro du semestre parmi 1, 2, 3, 4, 5, 6) désignent la moyenne (pour chaque tag) calculée en utilisant les notes du (ou des) semestre <n>. Par exemple, Semestre 1 désigne la moyenne obtenue en partant de toutes les notes du S1.

Moyenne comp. <titre_competence> au RCS Semestre <n>

La moyenne des tags (automatiques) comp. <titre_competence> (déduit de votre référentiel de compétence) pour un Semestre <n> est une recopie de la moyenne de l'UE associée à la compétence (utilisant les modules et leurs coefficients du programme pédagogique).

Dans le cas des étudiants redoublants est fourni la moyenne des UEs des deux semestres qu'il a suivis (souvent l'une validée l'autre non) : par exemple, pour le Semestre 1 :

moy\_ue\_au\_semestre1 = (moy\_ue\_semestre1\_non\_valide + moy\_ue\_semestre1\_valide)/2

Moyenne but au RCS Semestre <n>

La moyenne du tag (automatique) but pour un Semestre <n> est similaire à la moyenne de semestre donnée à titre indicatif par Scodoc dans les notes/jury du semestre. Elle utilise tous les modules, leurs coefficients par UE définis dans le programme pédagogique pour calculer les moyennes par UE. Puis elle fournit une moyenne pondérée des UEs en utilisant les crédits ECTS associés à chaque UE. Pour faire court :

moy\_but\_au\_semestre = (UE1 \times ects1 + UE2 \times ects2 + ...)/(ects1 + ects2 + ...)

Dans le cas des étudiants redoublants est fourni la moyenne aux deux semestres qu'il a suivi (souvent l'un validé l'autre non) : par exemple, pour le Semestre 1 :

moy\_but\_au\_semestre1 = (moy\_but\_au\_semestre1\_non\_valide + moy\_but\_au\_semestre1\_valide)/2

Moyenne des tags personnalisés au RCS Semestre <n>

Pour les moyennes aux tags que vous avez ajoutés dans le programme de formation, le calcul est similaire à celle de la moyenne but en n'utilisant cette fois que les modules qui portent le tag visé.

Par exemple, si le semestre 1 a deux modules d'anglais taggué anglais, est calculé : la moyenne dans chaque UE avec les notes des modules d'anglais pondérés par leur coefficients (coefficients du programme + coefficients d'évaluation dirigeant les notes vers une UE ou une autre). Les moyennes dans chaque UE sont ensuite intégrée dans une moyenne globale en utilisant les crédits ECTS :

moy\_anglais\_au\_semestre = (UE1\_anglais \times ects1 + UE2\_anglais \times ects2 + ...)/(ects1 + ects2 + ...)

Il vous est possible (via la déclaration du tag de la forme nom_tag:coefficient_entier) d'ajouter une pondération supplémentaire qui s'ajoute (par multiplication) aux coefficients du programme des modules taggués.

Moyennes des RCS BUT<a>

Les RCS BUT<a> (avec <a> le numéro de l'année parmi 1, 2, 3) regroupent deux semestres d'une même année <a> : par exemple, BUT1 regroupent le Semestre 1 et le Semestre 2.

Quelque soit le tag (comp. <titre_compétence>, but ou personnalisés), les moyennes annuelles calculées ici s'appuient sur les moyennes des deux semestres regroupés (dont le mode de calcul est décrit au dessus) et fournissent la moyenne des deux semestres avec équipondération.

Par exemple, pour l'anglais et le RCS BUT1 moy\_anglais\_BUT1 = (moy\_anglais\_S1 + moy\_anglais\_S2)/2

(où moy_anglais_S1 désigne la moyenne d'anglais du RCS Semestre 1 et moy_anglais_S2 du RCS Semestre 2).

Moyennes des RCS Moyenne du semestre <ini> à <fin>

Le principe est le même que les moyennes des RCS BUT<a> mais en considérant tous les semestres allant du semestre <ini> au semestre <fin> et en moyennant les résultats semestre par semestre avec équipondération.

Par exemple, pour l'anglais et le RCS Moyenne du semestre <ini> à <fin> :

moy\_anglais = (moy\_anglais_S1 + moy\_anglais\_S2 + moy\_anglais\_S3 + moy\_anglais_S4 + moy\_anglais\_S5)/5

Si un semestre n'a pas de modules associé au tag visé, il n'est pas pris en compte.

Par exemple, pour l'anglais et le RCS Moyenne du semestre <ini> à <fin> mais pour lequel il n'y a pas de notes au S4 :

moy\_anglais = (moy\_anglais_S1 + moy\_anglais_S2 + moy\_anglais\_S3 + moy\_anglais\_S5)/4

Classements et statistiques

Les moyennes (pour chaque tag et chaque RCs) sont généralement associée à des classements et à des statistiques (note minimum, note moyenne, note maximum) qui dépendent de la cohorte considérée.

Cohortes de classement

L'outil PE propose plusieurs cohortes pour ces classements et ces statistiques.

L'outil PE ne fonctionne que si :

• les dates des semestres de début d'année universitaires (généralement des semestres impairs) s'étalent sur 2 années civiles (par exemple S1 de septembre 2021 à janvier 2022)
• les dates des semestres de fin d'année universitaire (généralement des semestres pairs) sont limitées à une année civile (par exemple S2 de janvier à juillet 2022).

La cohorte groupe¶

La cohorte groupe est l'ensemble des étudiants inscrits dans le même semestre que le dernier impliqué dans la moyenne calculée.

Par exemple, pour le tag maths portant sur le RCS Moyenne du semestre 1 à 3 c'est-à-dire sur les semestres S1, S2, et pour finir S3, le groupe est constitué des élèves ayant tous été inscrits au S3 final. Dans ce groupe, il peut y avoir des redoublants qui débuté un an plus tôt et ont fait un S1+S2+S1+S2 avant d'atteindre ce S3.

De fait, les notes prises en compte pour les moyennes pourront provenir de modules ne s'étant pas tenus aux même universitaires.

La cohorte promo

La cohorte promo 20XX est l'ensemble des étudiants susceptibles de valider leur diplôme BUT à l'année 20XX indépendamment de leur parcours (en supposant qu'ils ne redoublent plus).

Par exemple, si votre département propose un parcours A et un parcours B, la promo 2024 inclut les étudiants qui valideront leur S6 en juillet 2024 (voire en décembre 2024 en cas de semestres décalés).

Autre exemple, la promo 2025 : parmi les étudiants de la promo 2025, on retrouve les étudiants "standards" étant entrés à l'IUT en septembre 2022 avec un parcours sans redoublement. On retrouve également les étudiants entrés à l'IUT en septembre 2021 et ayant redoublé 2 semestres (de BUT1 ou de BUT2). Les étudiants ayant démissionnés ou s'étant réorientés (aka ne s'étant pas réinscrit dans un semestre BUT là où il aurait "du" le faire) sont exclus de la promo. (cf. tableur Jury_PE_2024.zip > details/etudiants_20XX.xlsx)

La cohorte parcours (à venir)

La cohorte parcours 20XX est l'ensemble des étudiants susceptibles de valider leur diplôme BUT à l'année 20XX et ayant suivi le même parcours (du référentiel de compétences).

Classements par cohorte

Dans une même cohorte et pour certains tags (notamment ceux des comp. <titre_compétence>), les étudiants peuvent avoir suivi des modules différents (par exemple parce qu'ils sont prévu dans le parcours A mais pas dans le parcours B). Les classements dans la cohorte sont donc systématiquement ramenés au nombre d'étudiants inscrits dans les modules raccrochés au tag visé.

Statistiques par cohorte

Pour chaque cohorte et chaque tag (considérant les inscrits aux modules rattachés aux tags) des statistiques sont fournies :

• min la plus petite note (moyenne du tag) obtenu par les étudiants de la cohorte
• max la plus grande note (moyenne du tag) obtenu par les étudiants de la cohorte
• moy la moyenne des notes (au tag) de la cohorte