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Utilisation des emplois du temps

ScoDoc peut être interfacé avec un logiciel de gestion des emplois du temps (EDT). Le paramétrage peut-être assez complexe, mais une fois mis en place cela permet à ScoDoc d'afficher l'emploi du temps des étudiants d'un semestre et facilite grandement la saisie des absences.

Principes généraux

Les emplois du temps sont gérés par un autre logiciel, comme:

• Hyperplanning
• Celcat
• GPU
• VT Visual Timetabling
• ...

Ces logiciels peuvent exporter les calendriers au format ICS (iCalendar, RFC 5545).

ScoDoc va lire ces calendriers (fichiers ics). Il doit y avoir un fichier calendrier par semestre ScoDoc, contenant tous les évènements (cours, TD, TP...) du semestre.

Fichiers calendrier ics

Un calendrier est ici une liste d'évènements, chaque cours étant un évènement. L'évènement comporte:

• dates début et fin;
• identifiant du groupe d'étudiants concerné (dans la formation, par ex. groupe de TD);
• identifiant du module (enseignement): par exemple, l'élément Apogée.
• identifiant de l'enseignant concerné.

On suppose qu'on a un calendrier par "semestre" (FormSemestre ScoDoc), identifié par un code (par défaut, le premier code étape Apogée) que l'on appellera edt_id. Lors de la configuration, on indiquera à ScoDoc où sont placés ces fichiers.

!!! note "Note: fuseau horaire"

Les calendriers sont exportés avec des dates comportant l'indication du fuseau
horaire. ScoDoc affiche en principe toutes les heures en *heure locale du
serveur*, c'est à dire à la montre des étudiants (et non dans l'heure locale de
l'utilisateur qui peut être en déplacement dans un autre pays).

Paramétrage global (administrateur)

Le super-administrateur a accès à la page de configuration via le lien "Configuration du suivi de l'assiduité et accès aux emplois du temps".

La première chose à faire est d'indiquer où sont placés les fichiers calendrier. L'emploi du temps étant variable, ces fichiers vont en général être exportés à intervalles réguliers (par exemple chaque heure) et écrits dans un répertoire donné du serveur ScoDoc. ScoDoc ne se charge pas de cette tâche: l'administrateur système doit mettre en place un mécanisme d'export et de recopie ou partage des calendriers.

Le chemin se configure ici:

Exemple d'évènement ics

Exemple venant d'un établissement utilisant HyperPlanning. Les calendrier sont exportés régulièrement, on a un fichier ics par formation (code Apogée).

BEGIN:VEVENT
CATEGORIES:HYPERPLANNING
DTSTAMP:20231101T140300Z
LAST-MODIFIED:20230905T094241Z
UID:Cours-423101-5-BUT2_RT_pa._CYBER-Index-Education
DTSTART:20230920T060000Z
DTEND:20230920T083000Z
SUMMARY;LANGUAGE=fr:TP2 GPR1 - VCYR303 - Services reseaux ava (VCYR303) - 1234 - M. VIENNET EMMANUEL - V2ROM - BUT2 RT pa. ROM - Groupe 1
LOCATION;LANGUAGE=fr:P202 CRIT - P202 CRIT.RESEAUX
DESCRIPTION;LANGUAGE=fr:Matière : VCYR303 - Services reseaux ava (VCYR303)\nEnseignant : 1234 - M. VIENNET EMMANUEL\nPromotion : V2ROM - BUT2 RT pa. ROM\nTD : Groupe 1\nSalle : P202 CRIT - P202 CRIT.RESEAUX\nMémo : TP2 GPR1\n
X-ALT-DESC;FMTTYPE=text/html:Matière : VCYR303 - Services reseaux ava (VCYR303)<br/>Enseignant : 1234 - M. VIENNET EMMANUEL<br/>Promotion : V2ROM - BUT2 RT pa. ROM<br/>TD : Groupe 1<br/>Salle : P202 CRIT - P202 CRIT.RESEAUX<br/>Mémo : TP2 GPR1<br/>
END:VEVENT

On a ici:

• identifiant de la formation: dans le nom du fichier calendrier (ici V2CYB.ics);
• identifiant du groupe: dans SUMMARY, * - <groupe>
• identifiant du module: on a le code VCYR303 à trois endroits: SUMMARY, DESCRIPTION, X-ALT-DESC.
• identifiant de l'enseignant: SUMMARY, DESCRIPTION, X-ALT-DESC.

Extraction des identifiants: semestres, groupes, modules, enseignants

La page de configuration globale, accessible uniquement au super-admin, permet d'indiquer comment ScoDoc doit extraire les identifiants du calendrier:

Configuration des identifiants EDT dans ScoDoc

On a vu plus haut comment ScoDoc extrayait les identifiants de groupes, modules et enseignants des évènements calendrier. Mais ces identifiants ne sont pas toujours les mêmes que ceux utilisés dans ScoDoc, par exemple parce que les deux logiciels n'ont pas été configurés par le même service ou à des moments différents. Ainsi, il arrive qu'un groupe soit nommé "TD A" dans l'emploi du temps et "TDA" dans ScoDoc.

Chaque objet ScoDoc a donc un champs spécial "identifiant EDT" (pour *emploi du temps) que l'on peut renseigner.

Semestres

L'identifiant edt_id (utilisé pour trouver le fichier calendrier) du semestre devra être renseigné pour chaque semestre sur la page Semestre/Modifier le semestre. À défaut, ScoDoc utilisera le premier code étape Apogée.

Groupes d'étudiants

Les identifiants de groupe sont édités sur la page Groupes / Modifier groupes et partitions.

Pour faciliter la mise en correspondance, la page d'aide à la configuration de l'emploi du temps (lien accessible sous le calendrier) permet de lister les identifiants de groupes utilisés de part et d'autre.

Dans l'exemple ci-dessous, on voit que de nombreux évènements du calendrier ne sont pas associés à un groupe reconnu ("STAGE", "START CAMPUS", etc.). ScoDoc les attribuera automatiquement à l'ensemble de la promotion (groupe "tous").

On voit aussi que les groupes ne sont pas reconnus car ils ne sont pas nommés de la même façon dans l'emploi du temps (ici généré par HyperPlanning) et dans ScoDoc: ainsi, le "TD A" de l'emploi du temps est nommé "TDA" dans ScoDoc. Nous indiquons ci-dessous comment corriger cela.

Pour modifier les identifiants EDT de groupe, on peut renommer les groupes ScoDoc ou, si on souhaite conserver les noms, indiquer le nom de l'emploi du temps. Passer par la page Groupes / Modifier groupes et partitions:

et cliquer sur le "crayon" d'édition du groupe, par exemple pour indiquer que le "TDA" de ScoDoc est appelé "TD A" dans l'emploi du temps:

Modules

ScoDoc peut utiliser plusieurs codes, dans cet ordre:

1. identifiant EDT du module du semestre;
2. code Apogée du module du semestre (renseigné si ce code est différent de celui indiqué dans la formation, ce qui est rare);
3. code Apogée du module dans la formation.

Dans la plupart des cas, l'emploi du temps utilise le code Apogée et il n'y a aucune configuration à faire (si vous avez déjà renseigné les codes Apogée dans ScoDoc).

Pour éditer les identifiants et codes Apogée du semestre, passer par la page Modifier les codes Apogée et emploi du temps des modules, lien placé sur la page Semestre / Modifier le semestre:

Enseignants

Les évènements de calendrier peuvent indiquer des enseignants (le chargé de cours, ...), ce qui permettra à ScoDoc de proposer à l'utilisateur les plages le concernant. L'identifiant est là aussi variable selon les logiciels et les établissements (il peut s'agir de l'adresse mail, d'un numéro, etc.).

L'utilisateur ScoDoc a un identifiant EDT, que l'on peut spécifier sur la page d'édition du compte (avec les droits super-admin):

Cet identifiant peut aussi être extrait automatiquement des informations renvoyées par le CAS quand il est utilisé. Pour cela, indiquer l'expression d'extraction sur la page de configuration du service CAS.

Problèmes fréquents (FAQ)

• Les évènements sont tous attribués à a promotion et non à leur groupe de TD (ou TP, etc): vérifier le paramétrage de l'extraction du groupe et la correspondance entre groupes emplois du temps et groupes ScoDoc.

!!! note "Voir aussi"

- Emplois du temps: [doc développeurs](DevAbsencesCalendrier.md)
- [Contacts](Contact.md)