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Données personnelles pour l'étudiant

Description d'un étudiant

La désignation d'un étudiant (classiquement civilité-nom-prénom) peut prendre différentes formes en fonctions des circonstances et des souhaits de l'étudiant. On distingue les éléments suivants:

• nom: (obligatoire): le nom de l'étudiant (en usage dans l'établissement). Généralement (mais pas toujours) le nom d'état-civil de l'étudiant.
• prenom: (obligatoire): le prénom de l'étudiant
• civilité: (obligatoire): la civilité utilisée parmi les valeurs:
  • MR (ou aussi H ou M)
  • MME (ou aussi F)
  • X décrit plus loin
• nom_usuel: si présent s'affiche à la place du nom.
• prenom_etat_civil: Si présent, indique le prénom qui doit être utilisé dans les documents officiels (PV et bulletin).
• civilite_etat_civil est associé au prénom d'état-civil (donc jamais utilisé si prenom_etat_civil n'est pas renseigné).

Personnalisations

L'étudiant peut:

• déclarer un nom d'usage qui remplacera le nom initial dans tous les documents (par exemple par l'adoption d'un nom marital pour remplacer le patronyme) Il faut dans ce cas remplir la donnée nom_usuel avec le nouveau nom souhaité.

• Demander à ce que sa civilité (M. ou Mme) ne soit pas affichée. La valeur X doit être utilisée dans ce cas.

• demander l'utilisation d'un prénom d'usage ([1] et [2]).

  Ce prénom, qui ne demande pas d'acte officiel (hormis une demande formelle à l'université d'appartenance) remplace le prénom initial dans tous les documents internes sauf dans les documents officiels (procès-verbal et bulletin de notes). Ce changement peut être accompagné d'un changement de civilité. Il faut dans ce cas:

  • Reporter le prénom et la civilité initiaux dans les champs prenom_etat_civil et civilite_etat_civil
  • Remplacer les champs civilite et prenom avec les valeurs souhaitées par l'étudiant.

Dans le logiciel

Les données personnelles sont modifiables:

• Dans l'écran Changer les données identité/admission du menu Étudiant dans la fiche étudiant.
• Par la procédure d'importation par tableur (Import/export des données d'admission du menu INSCRIPTIONS)

Les civilités et prénom d'état-civil sont prises en compte:

• Automatiquement lors de la production du procès-verbal
• Dans l'édition du bulletin au format pdf (pas sur la passerelle étudiant) à condition que les descriptions spécifiées dans le paramétrage du département et/ou les réglages bulletin des semestres concernés mentionne la balise etat_civil plutôt que la balise nomprenom (voir Paramétrage des bulletins / Valeurs remplacées).

Les données personnalisées figurent toutes dans les données livrées par l'API.

Références

[1] Lettre ministre aux chefs d'établissement de l'enseignement supérieur

[2] Avis du conseil d'état