forked from ScoDoc/DocScoDoc
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# Interfaçage ScoDoc - Apogée
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L'export des résultats de ScoDoc vers Apogée se fait après le jury. Pour les DUT
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classiques, on le fait deux fois par an: une première fois en janvier, une autre
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en juillet.
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L'export des notes finales (et des décisions de jury) vers le logiciel Apogée
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se fait par remplissage automatique de maquettes Apogée par ScoDoc.
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La procédure détaillée d'import des résultats de ScoDoc dans Apogée est décrite
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ici:
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[SCODOC_import_notes_dans_apogee.pdf](papers/SCODOC_import_notes_dans_apogee.pdf),
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merci à Bérangère Lhoumeau, du service Scolarité de l'IUT de Tarbes.
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Voir aussi [cette page pour les aspects spécifiques au BUT](BUTApogee.md).
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## Remplissage des fichiers maquette Apogée (CSV)
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Solution intégrée à ScoDoc en juillet 2016.
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La démarche est la suivante:
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1. S'assurer que les maquettes pédagogiques Apogée et ScoDoc sont cohérentes.
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Les éléments pédagogiques Apogée (UE, modules) ont des codes (comme
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`VRTU11`) qu'il faut reporter dans les programmes ScoDoc (champs "Code
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Apogée" dans les programmes pédagogiques.
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1. Exporter depuis Apogée le fichier CSV à remplir.
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1. Sélectionner l'ensemble des semestres (S2 ou S4 ou LP) à considérer. Le menu
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"Jury / Export vers Apogée" permet de remplir ce fichier. Il génère aussi
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plusieurs fichiers annexes, dont un résumé des décision commenté, et une
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liste des étudiants interdits de ré-inscription (les "NAR", pour Non
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Autorisés à Redoubler).
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1. Importer dans ScoDoc les fichiers maquette Apogée nécessaires (un par étape Apogée).
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1. Après tenue du jury ScoDoc, vérifier la cohérence des listes de ScoDoc avec
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celle d'Apogée et exporter les maquette remplies.
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1. Les fichiers remplis peuvent alors être importés dans Apogée.
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<img src="/img/alert.png" style="vertical-align: bottom; margin:0 0 0 0;"
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alt="/!\" /> Bien que ScoDoc tente d'inférer de nombreuses informations, les
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résultats doivent impérativement être vérifiés avant clôture des opérations et
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édition des PV et attestations.
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Quelques détails ci-dessous.
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### Saisie des codes Apogée dans ScoDoc
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Les codes Apogée des éléments constitutifs (UE et modules de ScoDoc) doivent
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être saisis par le responsable de formation sur la page d'édition du programme
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pédagogique. En principe, le programme pédagogique ScoDoc est utilisé par de
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nombreux semestres. Afin de faciliter la gestion, il est possible d'éditer les
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codes Apogée des formations même si elles sont verrouillées, et cela peut se
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faire directement sur la page qui montre l'ensemble de la formation. Il suffit
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de cliquer sur un code Apogée, pour ouvrir un champ d'édition, comme on le voit
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ci-dessous:
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Par ailleurs, chaque semestre est associé à une étape Apogée (VET), et, en
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option, à un code d'élément annuel et un code d'élément semestre. Pour le
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deuxième semestre 5S2) du DUT R&T Villetaneuse, cela donne:
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- Code étape (VET): `V1RT` (l'étape est annuelle)
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- Code année (ELP): `VRT1A` (cet élément contiendra exactement les mêmes
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informations que le VET)
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- Code semestre (ELP): `VRTW2` (la note de ces élément sera la moyenne générale
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du semestre)
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Notez que la nomenclature est variable et souvent peu prévisible, même au sein
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d'un seul établissement.
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Les trois codes ci-dessus sont à entrer dans le semestre (et non sur la
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formation car elle est partagée par des semestres différents, qui ont parfois
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des codes variés): passer par le menu "Semestre / Modifier le semestre".
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### Préparation de l'ensemble des semestres
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Pour préparer un export des résultats, il faut définir l'ensemble des semestres
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que l'on veut considérer. Cet ensemble recouvre éventuellement plusieurs étapes
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Apogée. Chaque semestre ScoDoc peut en effet être associé à plusieurs étapes
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Apogée, ce qui est utile pour les formations accueillant différents types de
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publics (apprentis, FC, contrats de professionnalisation). D'autre part, plus
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rarement, les étudiants d'une étape Apogée peuvent être inscrits dans plusieurs
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semestres ScoDoc: c'est le cas pour certaines formations avec des parcours
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optionnels, dont il est préférable de séparer les suivis pédagogiques (cas du
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DUT CJ deuxième année à Villetaneuse: V2CJ recouvre deux options qui sont des
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promotions d'étudiants distinctes).
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La constitution de l'ensemble des semestres ScoDoc (semset) va définir
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l'ensemble des étapes Apogée à considérer (typiquement, on indique le S2 ou le
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S4, ScoDoc retrouvant automatiquement le semestre précédent). Traiter chaque
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année scolaire (par exemple S2 et S4) dans des ensembles séparés (chacune a son
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code étape).
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Chaque étape Apogée correspond à un fichier "maquette" spécifique, que ScoDoc va
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devoir importer et remplir. Ces fichiers devront ensuite être ré-importés dans
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Apogée.
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### Précautions à prendre et remarques diverses
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- **Codage des fichiers**: Apogée (du moins à l'Université Paris 13) exporte et
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importe des fichiers maquettes codés en latin-1 (ISO-8859-1). Les web
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services (portail Apogée), tout comme ScoDoc, travaillent en utf8. Pour
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faciliter les échanges, les fichiers maquettes importés et exportés de ScoDoc
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sont en latin-1 (sauf celui reçu du portail Apogée).
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- **Format des nombres** (notes): les notes sont calculées par ScoDoc en haute
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précision, mais affichées avec deux chiffres après la virgule dans
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l'application (ce qui donne 4 chiffres significatifs, par exemple *12,34*,
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soit une précision de un pour dix mille, ce qui semble plus que suffisant
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compte tenu de l'incertitude inhérente au processus de correction des
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évaluations par des enseignants humains).
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Les exports excel et API conservent la précision maximale.
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Les exports Apogée passant par des fichiers texte, une perte de précision est
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inévitable. Le format par défaut est là aussi deux chiffres après la virgule,
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mais peut-être modifié via la configuration globale de ScoDoc, accessible à
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l'administrateur uniquement. Voir *Configuration / Export Apogée /
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Configuration des codes de décision*, tout en bas de la page.
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- **Étudiants démissionnaires**: on note les démissions dans ScoDoc (sur la fiche
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de l'étudiant), mais en général pas dans Apogée. Le résultat Apogée sera DEF.
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Ne jamais désinscrire du semestre ScoDoc les démissionnaires !
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- Exports à **mi-année** (après jurys de janvier): Si `periode==1` (jury de janvier),
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alors l'étape Apogée (annuelle) n'est pas terminée.
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Donc on ne remplit pas le code annuel (`elt_annee_apo`, comme `VRT1A`) ni le
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`VET` sauf si l'année est en fait validée grâce à un semestre de l'an
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précédent: (voir r1525)
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- jury de fin de S1: si le S2 est validé;
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- jury de fin de S3: si le S4 est validé.
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