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# Jury et avis de Poursuites d'Etudes
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**Attention: cette fonction a été révisée pour le BUT en janvier 2024 et est en
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cours de travaux. merci de vos retours.**
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*Les documents en LaTeX ne sont plus générés dans la nouvelle version: seul un
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classeur excel est calculé.*
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Partant d'un semestre sélectionné, l'onglet **Statistiques > Documents Avis de
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Poursuite d'Etudes** (ci-dessous appelé **outil PE**) propose une aide à la
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tenue du jury et à l'édition des avis de poursuites d'études pour les étudiants
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de DUT.
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## Les tags
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Les avis (demandés par les différents établissements post-DUT) attendent
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fréquemment des moyennes transverses aux modules voire aux semestres du PPN :
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par exemple, moyenne sur les matières théoriques, les matières techniques,
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moyenne en français, etc...
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L'outil PE permet le calcul de ces moyennes en utilisant des **tags** affectés
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aux modules dans le **Programme** de formation. Tous les modules portant le même
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tag (attention à la casse et à l'accentuation) seront intégrés ensemble dans le
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calcul de la moyenne.
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Voici l'exemple du programme du DUT RT taggué (figure ci-dessous), où par
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exemple, le tag *mathématiques* est affecté à tous les modules du programme en
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lien avec des maths.
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Les tags peuvent également faire mention d'un coefficient servant à la
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pondération des modules dans le calcul de la moyenne (cf. section coefficient).
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Le tag sera alors de la forme : `nom_du_tag:coeff_entier`.
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Un tag *dut* reprenant la moyenne de l'étudiant à chaque semestre est
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automatiquement ajouté.
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## Les moyennes
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### Les moyennes intra et inter semestres
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Au delà du "thème" des moyennes, les avis attendent parfois que ces moyennes
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soient calculées sur plusieurs semestres : moyenne en 1ère année, en 2ème année
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voire (pour le jury) sur l'ensemble du parcours de l'étudiant. 8 plages de
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calculs temporelles sont donc prévus pour ces moyennes : pour chaque tag,
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* le label **S1** (respectivement S2, S3, S4) désigne une moyenne sur ce tag
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calculée sur le **S1** (respectivement S2, S3, S4) - ou plus précisément sur
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les modules du **S1** (respectivement S2, S3, S4) ayant été associé au tag
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considéré
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* le label **1A** (respectivement 2A) désigne une moyenne sur ce tag calculée
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sur la **première année** (respectivement la deuxième année) - ou plus
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précisément sur tous les modules **du S1 et du S2** (respectivement du S3 et
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du S4) ayant été associé au tag considéré
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* le label **3S** (souvent utilisé dans un jury de poursuites d'études se tenant
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juste après le S3) désigne une moyenne sur ce tag calculée sur l'**ensemble du
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parcours allant du S1 au S3** (inclus) - ou plus précisément sur tous les
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modules **du S1, S2, S3** ayant été associé à ce tag.
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* le label **4S** désigne une moyenne sur ce tag calculée sur l'**ensemble du
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parcours allant du S1 au S4** (inclus) - donc plus précisément sur tous les
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modules du programme ayant été associé à ce tag.
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#### Les coefficients de pondération
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Par défaut, les moyennes calculées sur les modules associés à un tag donné utilisent
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les coefficients de pondération des modules dans le programme DUT, ramenés au total des
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coefficients dans les semestres qui les concernent : partant d'un semestre \(i\), en notant :
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* \(m_{i,j}\) la note d'un étudiant à un module associé au tag dans le semestre
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\(i\) (\(j\) donnant donc le numéro du module au sein du semestre parmi les
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modules associés au tag),
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* \(c_{i,j}\) le coefficient du module \(m_{i,j}\) dans le programme de formation
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alors la moyenne \(M_i\) associée au tag pour le semestre \(i\) est calculée avec :
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$$
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M_i = \frac{ \sum_{j} c_{i,j} m_{i,j} }{ \sum_{j} c_{i,j} }
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$$
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En notant ensuite \(c_i\) la somme des coefficients des modules du semestre
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\(i\) associé au tag considéré (ici \(c_i = \sum_{j} c_{i,j}\)) et \(C_i\) la
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somme des coefficients de tous les modules (y compris ceux n'étant pas associés
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au tag considéré) du semestre \(i\) (donc \(C_i \geq c_i\)), la moyenne \(M\)
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associée au tag sur les 4 semestres de formation (donc de label **4S**) est
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calculée avec :
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$$ M = \frac{ \sum_{i} \frac{c_i}{C_i} M_i }{ \sum_{i}
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\frac{c_i}{C_i} } $$
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Plus simplement, le poids des modules associés au tag au
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sein d'un semestre est conservé dans le calcul de la moyenne.
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L'outil PE offre la possibilité de recoefficienter les modules associés au tag
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dans le calcul de la moyenne en leur joignant un (éventuel) coefficient de
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pondération supplémentaire entier \(p_{i,j}\) (voir section Les tags).
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Dans ce cas, la moyenne \(M_i\) associée au tag sur le semestre \(i\) est
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impactée avec :
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$$
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M_i = \frac{ \sum_{j} p_{i,j} c_{i,j} m_{i,j} }{ \sum_{j} p_{i, j} c_{i,j} }
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$$
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La somme des coefficients des modules dans le semestre \(c_i\) devient \(c_i =
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\sum_{j} p_{i,j} c_{i,j}\) mais la somme des coefficients de tous les modules
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\(C_i\) reste inchangée.
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Plus simplement, l'idée de cette pondération est de conserver le poids des
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modules au sein du semestre tout en accord plus d'importance (lorsque \(p_{i,j}
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> 1\)) à la note obtenue par l'étudiant.
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Le calcul des moyennes intra-semestres (1A, 2A ou 3S) est basée sur le même
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principe en n'utilisant que les semestres concernés.
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### Cas des étudiants redoublants
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Dans le cas des étudiants redoublants (par exemple ayant fait 2 semestres S1),
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ne sont conservés que les notes obtenues dans les UE validées par les décisions
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de jury : dans l'exemple, il s'agira (le plus souvent) des notes du S1 le plus
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récent, sauf pour un étudiant qui aurait capitalisé une UE et dont une partie
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des notes proviendrait de son UE capitalisée.
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## Les classements et les statistiques
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Les avis demandent souvent le classement associé à la moyenne obtenue sur un tag
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et pour un temps donné (label 1A, 2A, ...) avec l'ambiguité de la cohorte
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considérée. Ce classement peut aller de pair avec des données statistiques
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(nombre d'étudiants, note minimum, maximum, moyenne sur la cohorte). L'outil PE
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propose deux cohortes et donc deux séries de classement/statistique par tag et
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label temporel.
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### La "cohorte" filière
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Est appelé filière l'ensemble des étudiants inscrits dans le même semestre
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temporel que le dernier impliqué dans la moyenne calculée. Prenons l'exemple
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d'une moyenne sur le tag mathématiques portant sur le label 3S (c'est à dire sur
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les semestres S1, S2, et S3). La filière sera l'ensemble des étudiants inscrits
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dans le S3. Dans ce S3, pourront se trouver des étudiants de différents parcours
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comme :
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* des étudiants "standards" avec S1 validé, S2 validé, S3 validé (du premier coup)
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* des étudiants redoublants avec (par exemple) un parcours de la forme S1
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validé, S2 non validé, S3 non validé, S2 validé, S3 validé (dont étant entrés
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à l'IUT un an avant les étudiants "standards").
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De fait, les notes prises en compte pour les étudiants standards et les
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étudiants redoublant pourront provenir de modules ne s'étant pas tenus aux même
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universitaires. Les seuls modules communs garantis seront ceux du S3 (aka le
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dernier semestre de l'ensemble S1+S2+S3).
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### La "cohorte" promo
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Est appelé promo 20XX l'ensemble des étudiants susceptibles de valider leur
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diplôme DUT en date de juillet 20XX quelque soit le programme de formation DUT
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suivi.
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Par exemple, la promo 2017 inclut les étudiants qui valideront leur S4 en
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juillet 2017 ; ceux ayant validé leur S4 en juillet 2016 appartiennent à la
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promo 2016. Parmi les étudiants de la promo 2017, on retrouve les étudiants
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"standards" étant entrés à l'IUT en septembre 2015 avec un parcours S1 validé,
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S2 validé, S3 validé et S4 validé. On retrouve également les étudiants entrés à
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l'IUT en septembre 2014 et ayant redoublé 1 à 2 semestres donc validant leur S4
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entre janvier et juillet 2017. Les étudiants ayant démissionnés ou s'étant
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réorientés (aka. ne s'étant pas réinscrit dans un semestre DUT là où il aurait
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"du" le faire) sont exclus de la promo.
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Remarque: les calculs des étudiants de la promo fonctionnent à condition que les
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dates des semestres de début d'année universitaire s'étalent sur 2 années
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civiles (par exemple S1 de septembre 2016 à janvier 2017) et que les dates des
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semestres de fin d'année universitaire sont limitées à une année civile (par
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exemple S2 de janvier à juillet 2017).
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### Les classements
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Un élève au regard de sa moyenne à un tag, sur un laps de temps donné (label S1,
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1A, 3S, ...) est donc classé soit sur sa filière soit sur la promo. Les
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statistiques du groupe (que ce soit la filière ou la promo), plus précisément la
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note minimum, maximum et la moyenne du groupe sont également fournies.
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# L'export du tableur récapitulatif
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L'onglet PE renvoie une archive zip pour une promotion d'élèves diplômés en
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20XX, contenant notamment un fichier `Jury_PE_20XXjurySyntheseDict_20XX_v2.xlsx``.
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Ce fichier récapitule l'ensemble des moyennes, des classements et des
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statistiques des élèves dont le S4 sera (prévisiblement) validé en 20XX. Le
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fichier contient un tab par tag saisi dans le programme. Par défaut, un tag est
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présent : le tag dut. En plus des données numériques, on retrouve pour chaque
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élève la liste des semestres parcourues (colonne P1 à P6).
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# Les avis PE au format LaTeX (non proposés en v2 BUT)
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L'archive zip contient également un export des données de poursuites d'études de
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la promotion d'élèves au format LaTeX (fichier .tex) pour permettre (après
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compilation latex à faire sur votre machine) de générer des avis de poursuites
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d'études des étudiants "quasi prêts à l'emploi" (pour impression ou envoi par
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mail).
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## Arborescence LaTeX
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Les sources latex (fournies ici dans le fichier zip exporté par ScoDoc)
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s'articulent autour de l'arborescence suivante :
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```
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avis.tex # Fichier principal point d'entrée du compilateur latex
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avis_poursuite.tex # Fichier permettant d'inclure les avis des étudiants et fourni par ScoDoc
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avis_poursuite_nom_prenom_identifiant.tex # Avis de poursuite d'études d'un étudiant généré suivant le template
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avisPE.cls # Classe LaTex pour paramètrant la mise en page du document
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README.txt # Informations de configuration pour les administrateurs de ScoDoc
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logos # Répertoire contenant les figures (375 x 256 où toutes autres proportions équivalentes)
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+ logo_header.png # Le logo de l'établissement à adapter à vos besoins
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+ logo_footer.png # Un second logo pour le pied de page
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modeles # Répertoire contenant des macros pour la mise en forme latex
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+ un_avis.tex # Modèle pour la génération de avis_poursuite_nom_prenom_EID0000.tex
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+ parcourstimeline.tex # Ligne temporelle retraçant le parcours d'un étudiant
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+ un_footer.tex # Modèle pour le pied de page des avis PE
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```
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La compilation pourra se lancer avec : `pdflatex avis.tex`
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## Template LaTeX
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Les avis LaTeX sont générés à partir de deux *templates latex*, dont le contenu
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est fourni dans `modeles/un_avis.tex`` et `modeles/un_footer.tex`` de l'archive
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`avis.zip``.
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Ces templates sont livrés avec l'installation standard de ScoDoc.
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Vous pouvez également copier leur contenu dans les paramètres de ScoDoc, onglet
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**Paramétrage > Template LaTeX des avis** pour le modèle un_avis.tex et onglet
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**Paramétrage > Code LaTeX en fin d'avis** pour le modèle un_footer.tex. Vous
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pourrez ainsi par la suite les modifier à votre guise en respectant le format
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décrit ci-dessous.
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## Signataire des avis de PE
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Le nom du signataire qui sera apposé sur les avis de poursuites d'études est à
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saisir dans les paramètres de ScoDoc, onglet **Paramétrage > Nom du responsable
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des poursuites d'études**.
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## Les sources LaTeX fournis par l'outil PE
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L'outil PE renvoie dans l'archive `Jury_PE_20XX.zip` de la promotion d'élèves
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diplômés en 20XX, où vous trouverez :
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1. un fichier par étudiant de la promotion. Ce fichier est nommé sous la forme `avis_poursuite_nom_prenom_identifiant.tex` ; il synthétise les résultats et les moyennes de l'étudiant au cours de sa scolarité DUT en suivant les *templates latex* un_avis.tex et un_footer.tex.
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2. un fichier `avis_poursuite.tex` qui liste tous les avis des étudiants à compiler (inclusion des fichiers latex de chaque étudiant).
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### Pour obtenir le document PDF
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1. Ouvrez l'archive zip renvoyée par ScoDoc dans votre *répertoire de travail*.
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2. Dans une invite de commande (cmd en Windows, terminal en linux) dont le répertoire courant est celui créé à l'ouverture de l'archive (commande `cd Jury_PE_...`), lancez la compilation des avis en exécutant la commande :
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```
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pdflatex avis.tex
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```
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Le résultat est le classeur **avis.pdf**.
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Cette compilation déclenche celle de `avis_poursuite.tex` qui elle-même lancera
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celle des avis par étudiants `avis_poursuite_nom_prenom_identifiant.tex` faisant
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partie de la promotion ciblée (on pourra commenter les avis des étudiants que
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l'on ne souhaite pas compiler en faisant débuter la ligne d'inclusion de leur
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avis dans `avis_poursuite.tex` d'un %).
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## Le rendu PDF du template proposé
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Le template proposé permet un résultat similaire à celui de la capture d'écran :
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* page1 : 
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* page2 : 
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En l'état, il fournit pour chaque étudiant :
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* son nom, son prénom, son âge;
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* une frise temporelle décrivant tous les semestres DUT dans lesquels il a été inscrit (avec la nomenclature que vous avez choisi dans ScoDoc);
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* un bilan synthétique de ses moyennes aux différents semestres (avec ses classements dans son groupe et dans sa promo - voir section "les classements et les statistiques" pour l'interprétation des cohortes);
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* une zone d'annotation permettant un commentaire individualisé, l'annotation étant recherchée parmi les annotations du profil ScoDoc de l'étudiant (cf. section "L'annotation PE").
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## L'annotation PE
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Lorsqu'on édite la fiche d'un étudiant, il est possible de saisir des annotations à son sujet. Ces annotations sont aussi utilisées ici pour saisir un commentaire individualisé à apposer sur l'avis de poursuites d'études au format LaTeX de l'étudiant. Pour distinguer ce commentaire des annotations plus standards, l'annotation doit débutée par un mot-clé (ici PE:) comme le montre la capture d'écran ci-dessous :
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Cette annotation sera alors automatiquement ajoutée à l'avis LaTeX de l'étudiant (cf. `avis_poursuite_nom_prenom_identifiant.tex`).
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L'annotation peut bien entendue être remodifiée (ou ajoutée si manquante) à la main dans le fichier `avis_poursuite_nom_prenom_identifiant.tex` avant compilation en pdf.
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Plusieurs annotations ayant trait à un commentaire PE peuvent également être mémorisées dans ScoDoc (à condition de les faire toutes précéder du tag "PE:"). Dans ce cas, seule la plus récente sera ajoutée à l'avis LaTeX de l'étudiant.
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Enfin, il est possible de modifier le tag (ici "PE:") identifiant les commentaires PE dans les annotations en allant dans l'onglet **Paramètrage > Tag désignant l'avis PE** et en y saisissant votre tag (éviter les caractères spéciaux propres au HTML, comme le ">").
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## Personnaliser son template
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### Les patterns de base
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Les templates d'avis (un_avis et un_footer) sont des codes LaTeX classiques que
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vous pouvez adaptez à loisir à vos besoins.
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Ils interprètent également une série de **patterns**, reconnaissables au fait
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qu'elles sont toutes encapsulées par deux séries de doubles * ; ces patterns
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sont traitées par ScoDoc pour accéder aux données de l'étudiant. Ainsi:
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* `**nom**` sera remplacé par le nom de l'étudiant
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* `**prenom**` par le prénom
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* `**age**` par son age (à la date de création des fichiers tex)
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* `**sexe**` par son genre
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Plusieurs **patterns/macros** sont proposées :
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* `**parcourstimeline**` ajoute le code LaTeX pour retracer le parcours de
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l'étudiant (les différents semestres dans lesquels il a été inscrit) sous la
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forme d'une frise temporelle (cf. capture d'écran précédente)
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* `**bilanParTag**` ajoute le code LaTeX d'un tableau, qui synthétise - pour tous les tags (sauf le tag *dut*) que vous avez affecté aux semestres de l'étudiant (cf. section Les tags) ses résultats aux différents aggrégats proposés (S1, S2, S3, S4, 1ère année, 2ème année, S1+S2+S3 et totalité du DUT)
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### Les patterns personnalisées
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Tous les éléments calculés pour le jury de poursuite d'études sont également
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accessibles sous la forme *aggregat:cohorte:tag:critere** où :
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* aggregat est l'un des aggrégats parmi S1, S2, S3, S4, 1A, 2A, 3S ou 4S;
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* cohorte est soit groupe soit promo (suivant la "cohorte" que l'on souhaite
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prendre en compte);
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* tag est l'un des tags que vous avez déclarés dans ScoDoc (dut étant proposé par défaut);
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* critere est l'un des calculs faits pour établir le jury parmi note (la note
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de l'étudiant), rang (le rang dans la cohorte), min, max, moy (le minimum, le
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maximum ou la moyenne de la cohorte).
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Par exemple,
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* **S2:groupe:mathématiques:note** sera remplacé par la note-moyenne de
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l'étudiant en mathématiques pour le S2;
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* **4S:promo:dut:rang** sera remplacé par le rang de l'étudiant, calculé au
|
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sein de la promo, sur sa note moyenne de DUT (moyenne calculée sur les 4
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semestres S1+S2+S3+S4);
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* **1A:promo:physique:min** sera remplacé par la plus petite note de la promo
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obtenue en physique (moyenne de tous les modules tagués physique) sur toute
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la 1ère année (S1+S2).
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