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Capitalisation des Unités d'Enseignement en BUT

Principe général

Une formation est constituée d'une succession de semestres (dans ScoDoc un "semestre" peut avoir une durée quelconque, mais pour le BUT ce sont de vrais semestres), eux-mêmes divisés en Unités d'Enseignement (UEs).

Les UEs sont constituées de modules (ressources et SAÉs en BUT). Les UEs sont capitalisables et associées à des crédits académiques (ECTS). Lorsqu'un étudiant interrompt ses études ou redouble, il conserve ses UEs capitalisées.

ScoDoc prend en compte cela par différents mécanismes:

• lorsqu'un étudiant redouble dans la même formation, ses UEs capitalisées sont automatiquement prises en compte. L'étudiant peut choisir de refaire une UE capitalisée. Dans ce cas, ScoDoc prendra automatiquement en compte celle ayant la meilleure note. Il peut aussi choisir de ne pas refaire cette UE (voir plus loin).
• Il arrive que les programmes évoluent d'une année sur l'autre (changement de version, réformes). ScoDOc permet d'indiquer si des UEs de différents programmes sont équivalentes et peuvent se capitaliser.
• Enfin, ScoDoc permet d'enregistrer la validation d'une UE obtenue par ailleurs (par exemple dans un autre établissement suite à un transfert, à l'étranger, etc.).

Formations ScoDoc et UEs

Chaque UE possède un code interne ScoDoc que l'on peut modifier via la page d'édition des programmes:

On peut utiliser un code quelconque, y compris celui donné dans un autre logiciel comme Apogée. En bas de cette même page, ScoDoc affiche la liste des UEs ayant le même code, afin de vérifier facilement la compatibilité:

Ne pas confondre ce code d'UE interne avec le code Apogée, qui n'est utilisé que pour les exports de résultats.

La moyenne d'UE capitalisée

La note (moyenne) de l'UE est enregistrée ("photo instantanée") au moment de la saisie de la décision de jury la concernant (si cette décision est "capitalisante"), afin d'être utilisée dans la suite de la scolarité de l'étudiant (redoublement, ou construction de RCUE inter-annuels).

Attention, il faut veiller à ne jamais modifier les notes après décision du jury, c'est une évidence qui n'est pas toujours respectée. En effet, outre le fait que le jury serait alors sans valeur, si la moyenne d'une UE capitalisée change après son enregistrement, on observera des discordances entre les valeurs capitalisées (PV de jury, etc) et celles calculées et affichées sur les relevés de notes.

ScoDoc essaye de décourager cela:

• verrouillage de semestres conseillé immédiatement après le jury;
• nombreux avertissements lors des tentatives de saisies de notes s'il existe une décision de jury.

Au besoin, il est toujours possible, avec les droits adéquats, après déverrouillage du semestre et avec en principe l'autorisation du président du jury (...) de resaisir la décision, afin d'enregistrer la nouvelle moyenne.

Exemple BUT avec UE capitalisée

Soit une formation BUT, ici R&T, avec 3 UE. Certaines ressources (comme R101) sont communes à deux ou trois UEs.

L'étudiant "Mael REDOUBLE" a redoublé sa première année, mais avait capitalisé l'UE 1 de S1. Son parcours s'affiche ainsi:

Son bulletin montre l'UE 1 actuelle (moyenne 8,32/20) et celle capitalisée (moyenne 10,36/20):

Il décide de ne pas refaire cette UE1. Pour cela, on le désinscrit de l'UE (menu Inscriptions / Gérer les inscriptions aux UEs et modules).

Maintenant, son UE1 capitalisée apparait seule sur son bulletin.

Dans cet exemple, la ressource R101 (commune) est rattachée à l'UE 1 (mais ce rattachement technique n'a pas de conséquences pratiques). L'étudiant reste bien sûr inscrit à R101 (et doit suivre ses cours), puisque cette ressource intervient dans les autres UE non capitalisées.

S'il y a des ressources dont les notes ne contribuent qu'à l'UE1, l'étudiant peut ne pas les suivre: il faut alors le désincrire sélectivement au niveau du tableau de bord module.

C'est dans cet exemple le cas pour la SAÉ SAE11.

Gestion des semestres à l'étranger

Certains étudiants suivent parfois des semestres à l'extérieur de leur établissement d'origine.

Le jury a décidé d'une équivalence entre certaines UEs suivies à l'extérieur et celles du la formation d'origine.

Il est important de reporter ces résultats dans ScoDoc afin que celui-ci puisse tenir compte des UEs validés, de leurs ECTS, et en fin de cursus délivrer correctement le diplôme.

Une façon simple de traiter ce cas et de le gérer comme les transferts d'étudiants en cours de cursus: à l'inscription dans le semestre S_{n+1}, on va enregistrer les validations d'UEs antérieures obtenues dans le semestre S_n, que celui ci est été effectué à l'étranger (équivalence des UEs) ou dans un autre établissement (transfert).

Note: il y aura alors un "trou" dans le cursus, par exemple S_1, S_2, S_3, S_5, si S_4 est effectué à l'étranger.

Dans cet exemple, l'étudiant a suivi son semestre S_4 à l'extérieur: il n'apparait pas sur sa fiche. Après inscription en S5, on valide ses UEs de S4.

Lors de la saisie d'une validation d'UE antérieure, on indique son code jury (en général ADM si il n'y a pas eu de problèmes), et la note obtenue (qui pourra servir comme UE capitalisée ou sur les avis de poursuite d'études):