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# Récapitulatif des opérations en fin de semestre (et début du suivant)
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Cette page récapitule les opérations typiquement effectuées par le ou la
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responsable de formation (par ex. une cheffe de département en IUT) à la fin
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d'un semestre. Selon les cas, certaines opérations peuvent être effectuées par
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les directeurs des études.
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Voir aussi le [Guide pour la cheffe ou le chef de département](GuideAdminFormation.md).
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## À la fin d'un semestre
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1. Vérifier que les réglages de votre semestre correspondent bien à ce que vous
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voulez. En particulier, surtout pour les DUT, les options comme *proposer
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compensation* et *jurys avec semestres décalés* (accessibles via *Modifier
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le semestre*, voir figure).
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2. Vérifier que la formation (menu **Semestre / Voir la formation**) est
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correcte et, s'il y a des messages d'avertissement dans la formation ou sur
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le tableau de bord du semestre, que vous les avez pris en compte ou
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comprenez la situation.
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3. Vérifier que toutes les notes ont été saisies: regarder le tableau de bord,
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qui affiche dans chaque module les évaluations et indique si des notes
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manquent ou sont en attente. Le tenue d'un jury exige que toutes les notes
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sont à jour.
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4. (optionnel) En BUT, sur un semestre impair (S1, S3, S5), si les étudiants ont
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déjà commencé le semestre suivant (par exemple si le S2 a commencé avant que
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le jury de S1 ait été enregistré), prendre soin de bloquer la prise en compte
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des moyennes du semestre pair: sur celui là, via **Semestre / Modifier le
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semestre**, cocher *empêcher le calcul des moyennes d'UE*. Sinon, les
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décisions annuelles BUT seraient calculées !
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5. (optionnel) Vérifier les absences si cela n'a pas déjà été fait. Dans le
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menu *Semestre* du tableau de bord, suivre *Vérifier les absences aux
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évaluations*.
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6. Réunir la commission (ou le jury):
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a. Il peut être utile de préparer des documents pour les membres de la
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commission: suivre *Générer feuille préparation Jury* dans le menu *Jury*.
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b. Durant la commission, nous recommandons de saisir en temps réel les
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décisions (menu *Jury / Saisie des décisions*). **Pour éviter que les
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étudiants n'aient accès aux décisions pendant le jury, décocher l'option
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*publier le bulletin sur la passerelle* ** (menu *Semestre / Options du
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semestre*).
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7. Édition du procès-verbal: menu *Jury / Voir les décisions du jury*.
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a. En bas de la page, un lien *Courriers individuels (classeur pdf)* permet
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de générer les courriers à adresser aux étudiants (penser à vérifier
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leurs adresses postales au préalable sur leurs fiches).
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b. Le lien *PV officiel (pdf)* permet de générer le procès verbal avec la
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liste des décisions pour chaque étudiant.
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A ce stade, le semestre est terminé. Il est recommandé de le **verrouiller**
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après les prises de décisions définitives.
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## Mise en place du semestre suivant
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1. **Créer une instance du semestre suivant** (par exemple un S2 après un S1).
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Pour cela, aller sur la page *Programmes*, choisir la formation (rappelons
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que ScoDoc appelle "formation" la définition d'un programme pédagogique) et
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suivre le lien *UE, modules, semestres*.
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2. En bas de la page qui détaille le programme, suivre le lien *Mettre en place
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un nouveau semestre de formation* et remplissez le formulaire.
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Une autre approche, souvent plus rapide, consiste à créer un semestre en
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utilisant un semestre existant comme modèle: on reprend la même liste de
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modules; pour cela, se placer sur le semestre modèle, et utiliser le menu **
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*Cloner ce semestre* **.
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1. Indiquez les dates correctes de début et de fin du semestre (attention:
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il est important que les dates ne se chevauchent pas: le nouveau semestre
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doit commencer quelques jours (ou semaines) après le précédent !)
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2. Désignez le responsable (directeur des études en DUT).
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3. Si vous êtes interfacé à Apogée (via un portail), indiquez le code étape
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Apogée correspondant à votre nouveau semestre.
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4. Cocher les modules de votre semestre, et associez leur un enseignant
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responsable (ce dernier pourra créer des évaluations dans ce module et
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déclarer des collègues pouvant saisir les notes).
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5. Après relecture, cliquez sur le bouton *Créer ce semestre de formation*.
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NB: toutes ces informations pourront être ultérieurement modifiées via le lien *Semestre / Modifer le semestre* du tableau de bord.
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3. **Inscrire les étudiants** Sauf pour le premier semestre (S1), il est en
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général plus simple de s'appuyer sur les décisions de jury pour sélectionner
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rapidement les étudiants à inscrire. C'est ce que permet la page
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*Inscriptions / Passage des étudiants depuis d'autres semestres*. Voir les
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explications sur cette page.
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4. Si vous avez un portail **Apogée** et que les inscriptions Apogée ont été
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effectuées (ou les changements de codes étapes), utiliser *Inscriptions /
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Synchroniser avec étape Apogée* pour vérifier et compléter la liste des
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inscrits. (Pour plus d'informations consulter aussi les pages [Vérifier les
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codes NIP](VerifCodeNIP.md) et [Synchroniser avec une étape
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Apogée](SynchroApogee.md).)
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5. Si vous n'avez pas Apogée, qu'il s'agit du premier semestre, que vous
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n'utilisez pas non plus d'imports par fichiers Excel, et qu'il manque des
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étudiants (inscrits d'autres origines, cas particulier), il faut les créer
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individuellement (via le lien *créer un nouvel étudiant* en bas de la page
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d'accueil) puis les inscrire (via le menu *Inscriptions / Inscrire un
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étudiant* du tableau de bord semestre. **Avant cela, vérifiez bien que
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l'étudiant n'existe pas déjà dans ScoDoc afin de ne pas créer de doublons**.
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6. (optionnel) Répartir les étudiants dans des groupes de TD (*Inscriptions /
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Modifier les groupes*).
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C'est prêt. Les enseignants autorisés peuvent créer des évaluations et saisir des notes.
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## Problèmes couramment rencontrés
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- **Etudiants en double**: ceci arrive lorsqu'on crée manuellement les
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étudiants. Il faut absolument éviter de créer un étudiant qui existe déjà,
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sinon on perd la possibilité de suivre le parcours de chacun. Le respect de la
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procédure ci-dessus garanti que les étudiants restent uniques.
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N'utiliser *créer un nouvel étudiant* qu'après vous être assuré qu'il n'était
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pas déjà inscrit dans un autre semestre, et que l'on sait que l'on ne va pas
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l'importer depuis Apogée.
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- **Désinscription d'un étudiant**: si vous avez inscrit par erreur un étudiant
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dans un semestre, ce n'est pas grave: vous pouvez le désinscrire en utilisant
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le menu *Scolarité / désinscrire* sur sa fiche individuelle (à droite du nom
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du semestre concerné).
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- **Aucun étudiant à inscrire**: cela peut arriver si les dates de semestres
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sont incorrectes (chevauchement): en particulier, vérifier que la date de
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début du nouveau semestre est bien postérieure à la date de fin des semestres
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d'où proviennent les étudiants à inscrire.
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Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter ([contacts](Contact.md)).
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!!! note "Voir aussi"
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- [Vérifier les codes NIP](VerifCodeNIP.md)
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- [Guide pour le ou la responsable de formation](GuideAdminFormation.md)
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|
- [Les jurys de BUT](BUTJurys.md)
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|
- [FAQ](FAQ.md)
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- [Contacts](Contact.md)
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