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Récapitulatif des opérations en fin de semestre (et début du suivant)

Cette page récapitule les opérations typiquement effectuées par un chef de département en IUT à la fin d'un semestre. Selon les cas, certaines opérations peuvent être effectuées par les directeurs des études. La plupart des étapes mentionnées ici sont aussi applicables pour d'autres types de formation.

Voir aussi le Guide pour la cheffe ou le chef de département.

À la fin d'un semestre

1. Vérifier que les réglages de votre semestre correspondent bien à ce que vous voulez. En particulier, les options comme proposer compensation et jurys avec semestres décalés (accessibles via Modifier le semestre, voir figure).

2. Vérifier que le parcours choisi est correct (menu Semestre / Voir la formation): ainsi, le parcours affiché doit être "DUT selon l'arrêté d'août 2005" pour le DUT.

3. Vérifier que toutes les notes ont été saisies: regarder le tableau de bord, qui affiche dans chaque module les évaluations et indique si des notes manquent ou sont en attente.

4. (optionnel) Vérifier les absences si cela n'a pas déjà été fait. Dans le menu Semestre du tableau de bord, suivre Vérifier les absences aux évaluations.
   Attention, actuellement ScoDoc enregistre les absences par demi-journées, ce qui fait qu'un étudiant peut être noté absent alors qu'il a assisté à un examen sur une partie de la demi-journée et sèché le cours suivant.

5. Réunir la commission (ou le jury):

   a. Il peut être utile de préparer des documents pour les membres de la commission: suivre Générer feuille préparation Jury dans le menu Jury.

   b. Durant la commission, nous recommandons de saisir en temps réel les décisions (menu Jury / Saisie des décisions). **Pour éviter que les étudiants n'aient accès aux décisions pendant le jury, décocher l'option publier le bulletin sur le portail ** (menu Semestre / Options du semestre).

6. Édition du procès-verbal: menu Jury / Voir les décisions du jury.

   1. En bas de la page, un lien Courriers individuels (classeur pdf) permet de générer les courriers à adresser aux étudiants (penser à vérifier leurs adresses postales au préalable sur leurs fiches).

   2. Le lien PV officiel (pdf) permet de générer le procès verbal avec la liste des décisions pour chaque étudiant.

A ce stade, le semestre est terminé. Il est recommandé de le verrouiller après les prises de décisions définitives.

Mise en place du semestre suivant

1. Créer une instance du semestre suivant (par exemple un S2 après un S1). Pour cela, aller sur la page Programmes, choisir la formation (rappelons que ScoDoc appelle "formation" la définition d'un programme pédagogique) et suivre le lien UE, modules, semestres.

2. En bas de la page qui détaille le programme, suivre le lien Mettre en place un nouveau semestre de formation et remplissez le formulaire.

   Une autre approche, souvent plus rapide, consiste à créer un semestre en utilisant un semestre existant comme modèle: on reprend la même liste de modules; pour cela, se placer sur le semestre modèle, et utiliser le menu ** Cloner ce semestre **.

   1. Indiquez les dates correctes de début et de fin du semestre (attention: il est important que les dates ne se chevauchent pas: le nouveau semestre doit commencer quelques jours (ou semaines) après le précédent !)

   2. Désignez le responsable (directeur des études en DUT).

   3. Si vous êtes interfacé à Apogée (via un portail), indiquez le code étape Apogée correspondant à votre nouveau semestre.

   4. Cocher les modules de votre semestre, et associez leur un enseignant responsable (ce dernier pourra créer des évaluations dans ce module et déclarer des collègues pouvant saisir les notes).

   5. Après relecture, cliquez sur le bouton Créer ce semestre de formation.

      NB: toutes ces informations pourront être ultérieurement modifiées via le lien Semestre / Modifer le semestre du tableau de bord.

3. Inscrire les étudiants Sauf pour le premier semestre (S1), il est en général plus simple de s'appuyer sur les décisions de jury pour sélectionner rapidement les étudiants à inscrire. C'est ce que permet la page Inscriptions / Passage des étudiants depuis d'autres semestres. Voir les explications sur cette page.

4. Si vous avez un portail Apogée et que les inscriptions Apogée ont été effectuées (ou les changements de codes étapes), utiliser Inscriptions / Synchroniser avec étape Apogée pour vérifier et compléter la liste des inscrits. (Pour plus d'informations consulter aussi les pages Vérifier les codes NIP et Synchroniser avec une étape Apogée.)

5. Si vous n'avez pas Apogée, qu'il s'agit du premier semestre, que vous n'utilisez pas non plus d'imports par fichiers Excel, et qu'il manque des étudiants (inscrits d'autres origines, cas particulier), il faut les créer individuellement (via le lien créer un nouvel étudiant en bas de la page d'accueil) puis les inscrire (via le menu Inscriptions / Inscrire un étudiant du tableau de bord semestre. Avant cela, vérifiez bien que l'étudiant n'existe pas déjà dans ScoDoc afin de ne pas créer de doublons.

6. (optionnel) Répartir les étudiants dans des groupes de TD (Inscriptions / Modifier les groupes).

C'est prêt. Les enseignants autorisés peuvent créer des évaluations et saisir des notes.

Problèmes couramment rencontrés

• Etudiants en doubles: ceci arrive lorsqu'on crée manuellement les étudiants. Il faut absolument éviter de créer un étudiant qui existe déjà, sinon on perd la possibilité de suivre le parcours de chacun. Le respect de la procédure ci-dessus garanti normalement que les étudiants restent uniques. N'utiliser créer un nouvel étudiant qu'après vous être assuré qu'il n'était pas déjà inscrit dans un autre semestre, et que l'on sait que l'on ne va pas l'importer depuis Apogée.

• Désinscription d'un étudiant: si vous avez inscrit par erreur un étudiant dans un semestre, ce n'est pas grave: vous pouvez le désinscrire en utilisant le menu Scolarité / désinscrire sur sa fiche individuelle (à droite du nom du semestre concerné).

• Aucun étudiant à inscrire: cela peut arriver si les dates de semestres sont incorrectes (chevauchement): en particulier, vérifier que la date de début du nouveau semestre est bien postérieure à la date de fin des semestres d'où proviennent les étudiants à inscrire.

Pour toutes questions, n'hésitez pas à contacter la liste de diffusion Notes (voir la page d'information sur les listes).