DocScoDoc/docs/ScoDocApogee.md

# Interfaçage ScoDoc - Apogée

L'export des résultats de ScoDoc vers Apogée se fait après le jury. Pour les DUT
classiques, on le fait deux fois par an: une première fois en janvier, une autre
en juillet.

L'export des notes finales (et des décisions de jury) vers le logiciel Apogée
se fait par remplissage automatique de maquettes Apogée par ScoDoc.

La procédure détaillée d'import des résultats de ScoDoc dans Apogée est décrite
ici:
[SCODOC_import_notes_dans_apogee.pdf](papers/SCODOC_import_notes_dans_apogee.pdf),
merci à Bérangère Lhoumeau, du service Scolarité de l'IUT de Tarbes.

Voir aussi [cette page pour les aspects spécifiques au BUT](BUTApogee.md).

## Remplissage des fichiers maquette Apogée (CSV)

Solution intégrée à ScoDoc en juillet 2016.

La démarche est la suivante:

 1. S'assurer que les maquettes pédagogiques Apogée et ScoDoc sont cohérentes.
    Les éléments pédagogiques Apogée (UE, modules) ont des codes (comme
    `VRTU11`) qu'il faut reporter dans les programmes ScoDoc (champs "Code
    Apogée" dans les programmes pédagogiques.
 1. Exporter depuis Apogée le fichier CSV à remplir.
 1. Sélectionner l'ensemble des semestres (S2 ou S4 ou LP) à considérer. Le menu
    "Jury / Export vers Apogée" permet de remplir ce fichier. Il génère aussi
    plusieurs fichiers annexes, dont un résumé des décision commenté, et une
    liste des étudiants interdits de ré-inscription (les "NAR", pour Non
    Autorisés à Redoubler).
 1. Importer dans ScoDoc les fichiers maquette Apogée nécessaires (un par étape Apogée).
 1. Après tenue du jury ScoDoc, vérifier la cohérence des listes de ScoDoc avec
    celle d'Apogée et exporter les maquette remplies.
 1. Les fichiers remplis peuvent alors être importés dans Apogée.

<img src="/img/alert.png" style="vertical-align: bottom; margin:0 0 0 0;"
alt="/!\" /> Bien que ScoDoc tente d'inférer de nombreuses informations, les
résultats doivent impérativement être vérifiés avant clôture des opérations et
édition des PV et attestations.

Quelques détails ci-dessous.

### Saisie des codes Apogée dans ScoDoc

Les codes Apogée  des éléments constitutifs (UE et modules de ScoDoc) doivent
être saisis par le responsable de formation sur la page d'édition du programme
pédagogique. En principe, le programme pédagogique ScoDoc est utilisé par de
nombreux semestres. Afin de faciliter la gestion, il est possible d'éditer les
codes Apogée des formations même si elles sont verrouillées, et cela peut se
faire directement sur la page qui montre l'ensemble de la formation. Il suffit
de cliquer sur un code Apogée, pour ouvrir un champ d'édition, comme on le voit
ci-dessous:

![SaisieCodeApoModule.png](screens/SaisieCodeApoModule.png)

Par ailleurs, chaque semestre est associé à une étape Apogée (VET), et, en
option, à un code d'élément annuel et un code d'élément semestre. Pour le
deuxième semestre 5S2) du DUT R&T Villetaneuse, cela donne:

* Code étape (VET): `V1RT` (l'étape est annuelle)
* Code année (ELP): `VRT1A` (cet élément contiendra exactement les mêmes
informations que le VET)
* Code semestre (ELP): `VRTW2` (la note de ces élément sera la moyenne générale
  du semestre)

Notez que la nomenclature est variable et souvent peu prévisible, même au sein
d'un seul établissement.

Les trois codes ci-dessus sont à entrer dans le semestre (et non sur la
formation car elle est partagée par des semestres différents, qui ont parfois
des codes variés): passer par le menu "Semestre / Modifier le semestre".

### Préparation de l'ensemble des semestres

Pour préparer un export des résultats, il faut définir l'ensemble des semestres
que l'on veut considérer. Cet ensemble recouvre éventuellement plusieurs étapes
Apogée. Chaque semestre ScoDoc peut en effet être associé à plusieurs étapes
Apogée, ce qui est utile pour les formations accueillant différents types de
publics (apprentis, FC, contrats de professionnalisation). D'autre part, plus
rarement, les étudiants d'une étape Apogée peuvent être inscrits dans plusieurs
semestres ScoDoc: c'est le cas pour certaines formations avec des parcours
optionnels, dont il est préférable de séparer les suivis pédagogiques (cas du
DUT CJ deuxième année à Villetaneuse: V2CJ recouvre deux options qui sont des
promotions d'étudiants distinctes).

La constitution de l'ensemble des semestres ScoDoc (semset) va définir
l'ensemble des étapes Apogée à considérer (typiquement, on indique le S2 ou le
S4, ScoDoc retrouvant automatiquement le semestre précédent). Traiter chaque
année scolaire (par exemple S2 et S4) dans des ensembles séparés (chacune a son
code étape).

Chaque étape Apogée correspond à un fichier "maquette" spécifique, que ScoDoc va
devoir importer et remplir. Ces fichiers devront ensuite être ré-importés dans
Apogée.

### Précautions à prendre et remarques diverses

* **Codage des fichiers**: Apogée (du moins à l'Université Paris 13) exporte et
 importe des fichiers maquettes codés en latin-1 (ISO-8859-1). Les web
 services (portail Apogée), tout comme ScoDoc, travaillent en utf8. Pour
 faciliter les échanges, les fichiers maquettes importés et exportés de ScoDoc
 sont en latin-1 (sauf celui reçu du portail Apogée).

* **Format des nombres** (notes): les notes sont calculées par ScoDoc en haute
  précision, mais affichées avec deux chiffres après la virgule dans
  l'application (ce qui donne 4 chiffres significatifs, par exemple *12,34*,
  soit une précision de un pour dix mille, ce qui semble plus que suffisant
  compte tenu de l'incertitude inhérente au processus de correction des
  évaluations par des enseignants humains).
  Les exports excel et API conservent la précision maximale.
  Les exports Apogée passant par des fichiers texte, une perte de précision est
  inévitable. Le format par défaut est là aussi deux chiffres après la virgule,
  mais peut-être modifié via la configuration globale de ScoDoc, accessible à
  l'administrateur uniquement. Voir *Configuration / Export Apogée /
  Configuration des codes de décision*, tout en bas de la page.

![Config. précision exports Apogée](screens/apo-precision.png)

* **Étudiants démissionnaires**: on note les démissions dans ScoDoc (sur la fiche
 de l'étudiant), mais en général pas dans Apogée. Le résultat Apogée sera DEF.
 Ne jamais désinscrire du semestre ScoDoc les démissionnaires !

* Exports à **mi-année** (après jurys de janvier): Si `periode==1` (jury de janvier),
 alors l'étape Apogée (annuelle) n'est pas terminée.
 Donc on ne remplit pas le code annuel (`elt_annee_apo`, comme `VRT1A`) ni le
 `VET` sauf si l'année est en fait validée grâce à un semestre de l'an
 précédent: (voir r1525)
    * jury de fin de S1: si le S2 est validé;
    * jury de fin de S3: si le S4 est validé.