diff --git a/docs/GuideInstallDebianNeuf.md b/docs/GuideInstallDebianNeuf.md index e550f385..ddc88c92 100644 --- a/docs/GuideInstallDebianNeuf.md +++ b/docs/GuideInstallDebianNeuf.md @@ -1,4 +1,8 @@ -# GuideInstallDebianNeuf.md +# Guide d'installation sur Debian 9 + +Version ancienne de Debian, nous recommandons d'utiliser la nouvelle version. +Voir [installation sur Debian 10](GuideInstallDebianDix.md). + +Si besoin, se reporter à [l'ancienne documentation pour Debian 9](https://trac.lipn.univ-paris13.fr/projects/scodoc/wiki/GuideInstallDebianNeuf). -TODO diff --git a/docs/PresentationGenerale.md b/docs/PresentationGenerale.md index d1d03476..1fdd0bff 100644 --- a/docs/PresentationGenerale.md +++ b/docs/PresentationGenerale.md @@ -1,5 +1,56 @@ # Présentation rapide de ScoDoc -TODO +Voir les Vidéos d'introduction sur YouTube + +## Page d'accueil +![accueil](screens/accueil-scodoc7.png) + +On y trouve les éléments suivants: + +La colonne de gauche indique l'identité de l'utilisateur connecté (en rouge à droite) et contient des liens facilitant la navigation sur le site (certains sont paramétrables à l'installation). On note l'accès à trois composants importants: Entreprises (fichier d'entreprises), Notes (gestion des notes), Absences (relevé des absences), et un champ de texte permettant de rechercher un étudiant par son nom. + +L'identité de l'utilisateur défini ses droits d'accès (rôle) et les fonctions qu'il peut utiliser. + +Le centre de la page donne les formations (sessions) en cours, groupées par type. A côté du titre de chaque formation, on a le nom de son responsable (ou directeur des études dans le jargon IUT), ainsi que les dates de début et de fin de la session. + +## Fiche étudiant +Pour accéder à la fiche d'un étudiant, on peut soit le rechercher par nom (voir RechercheEtudiant) soit cliquer sur un lien dans une liste ou sur une photo d'un trombinoscope. Cette fiche (exemple ci-dessous) donne accès à toutes les informations sur l'étudiant. +![fiche étudiant](screens/ficheEtud-scodoc7.png) + +## Suivi de l'assiduité +ScoDoc permet d'enregistrer les absences des étudiants puis de les visualiser sur un calendrier. On peut aussi obtenir des comptes d'absences, générer des alarmes par e-mail pour prévenir un responsable, vérifier les absences qui coincident avec un examen, enregistre les justificatifs, etc. +![calendrier des absences](screens/calabs-scodoc7.png) + +## Gestion des notes + +La gestion des notes est la partie principale du logiciel et est conçue pour faciliter au maximum le travail des enseignants, grâce à une grande flexibilité (définition des évaluations, import/export via Excel ou saisie sur formulaire web, vérifications, etc.). + +### Tableau de bord du semestre, avec les modules +![tableau de bord du semestre](screens/tableaubord2011.png) + +### Tableau récapitulatif des moyennes +![tableau de bord du semestre](screens/NotesRecap2012-crop.png) + +### Bulletins de notes +Les bulletins sont affichables selon différents formats (ci-dessous le format par défaut). Ils peuvent être exportés sous forme de document PDF (pour impression papier), à d'autres formats (XML, Excel) ou directement envoyé par mail aux étudiants. +![bulletin de note web](screens/BulletinInter2012-crop.png) + +## Gestion des jurys et commissions +Une interface permet la saisie des décisions de jury. Le parcours de l'étudiant (redoublements, validations antérieures, compensations entre semestres, capitalisations d'UE) est automatiquement pris en compte, permettant aux enseignant de se concentrer sur les aspects pédagogiques sans perdre de temps avec la gestion administrative (parfois assez complexe). + +ScoDoc intègre la gestion des jurys des DUT (2005) et bientôt du Bachelor Universitaire de technologie (BUT) et s'assure que les décisions prises respectent les règles. + +## Gestion des groupes + +ScoDoc permet de définir des partitions et groupes en nombre quelconque, et d'y répartir facilement les étudiants (glisser/déposer, fonctions de répartition automatiques). +![affectation aux groupes](screens/GroupesDnD.png) + +## Trombinoscopes +![trombinoscope](screens/Trombi-scodoc7.png) +*(en réalité vous aurez les photus de vos étudiants !)* + +## Autres fonctionnalités + +### Imports / Exports +Les données conservées dans le logiciel peuvent être exportées dans une grande variété de formats (pages web, PDF, Excel, XML...) ce qui facilite tant son usage par des non informaticiens que son intégration dans d'autres logiciels (portails d'établissements, systèmes d'informations comme Apogée). -![accueil](screens/accueil-old.png) diff --git a/docs/TransitionSemestre.md b/docs/TransitionSemestre.md index 7ba28950..7028a128 100644 --- a/docs/TransitionSemestre.md +++ b/docs/TransitionSemestre.md @@ -1,4 +1,72 @@ -# TransitionSemestre +# Récapitulatif des opérations en fin de semestre (et début du suivant) -TODO +Cette page récapitule les opérations typiquement effectuées par un chef de département en IUT à la fin d'un semestre. Selon les cas, certaines opérations peuvent être effectuées par les directeurs des études. La plupart des étapes mentionnées ici sont aussi applicables pour d'autres types de formation. +Voir aussi le [Guide pour la cheffe ou le chef de département](GuideAdminFormation.md). + +## À la fin d'un semestre + + 1. Vérifier que les réglages de votre semestre correspondent bien à ce que vous voulez. En particulier, les options comme *proposer compensation* et *jurys avec semestres décalés* (accessibles via *Modifier le semestre*, voir figure). + ![reglages-semestres-check.png](screens/reglages-semestres-check.png) + + 2. Vérifier que le parcours choisi est correct (menu *Semestre* / *Voir la formation*): ainsi, le parcours affiché doit être "DUT selon l'arrêté d'août 2005" pour le DUT. + + 3. Vérifier que toutes les notes ont été saisies: regarder le tableau de bord, qui affiche dans chaque module les évaluations et indique si des notes manquent ou sont en attente. + + 4. (optionnel) Vérifier les absences si cela n'a pas déjà été fait. Dans le menu *Semestre* du tableau de bord, suivre *Vérifier les absences aux évaluations*. + Attention, actuellement ScoDoc enregistre les absences par demi-journées, ce qui fait qu'un étudiant peut être noté absent alors qu'il a assisté à un examen sur une partie de la demi-journée et sèché le cours suivant. + + 5. Réunir la commission (ou le jury): + + a. Il peut être utile de préparer des documents pour les membres de la commission: suivre *Générer feuille préparation Jury* dans le menu *Jury*. + + b. Durant la commission, nous recommandons de saisir en temps réel les décisions (menu *Jury / Saisie des décisions*). **Pour éviter que les étudiants n'aient accès aux décisions pendant le jury, décocher l'option *publier le bulletin sur le portail* ** (menu *Semestre / Options du semestre*). + + 6. Édition du procès-verbal: menu *Jury / Voir les décisions du jury*. + + 1. En bas de la page, un lien *Courriers individuels (classeur pdf)* permet de générer les courriers à adresser aux étudiants (penser à vérifier leurs adresses postales au préalable sur leurs fiches). + + 2. Le lien *PV officiel (pdf)* permet de générer le procès verbal avec la liste des décisions pour chaque étudiant. + +A ce stade, le semestre est terminé. Il est recommandé de le **verrouiller** après les prises de décisions définitives. + +## Mise en place du semestre suivant + + 1. **Créer une instance du semestre suivant** (par exemple un S2 après un S1). Pour cela, aller sur la page *Programmes*, choisir la formation (rappelons que ScoDoc appelle "formation" la définition d'un programme pédagogique) et suivre le lien *UE, modules, semestres*. + + 2. En bas de la page qui détaille le programme, suivre le lien *Mettre en place un nouveau semestre de formation* et remplissez le formulaire. + + Une autre approche, souvent plus rapide, consiste à créer un semestre en utilisant un semestre existant comme modèle: on reprend la même liste de modules; pour cela, se placer sur le semestre modèle, et utiliser le menu ** *Cloner ce semestre* **. + + 1. Indiquez les dates correctes de début et de fin du semestre (attention: il est important que les dates ne se chevauchent pas: le nouveau semestre doit commencer quelques jours (ou semaines) après le précédent !) + + 2. Désignez le responsable (directeur des études en DUT). + + 3. Si vous êtes interfacé à Apogée (via un portail), indiquez le code étape Apogée correspondant à votre nouveau semestre. + + 4. Cocher les modules de votre semestre, et associez leur un enseignant responsable (ce dernier pourra créer des évaluations dans ce module et déclarer des collègues pouvant saisir les notes). + + 5. Après relecture, cliquez sur le bouton *Créer ce semestre de formation*. + + NB: toutes ces informations pourront être ultérieurement modifiées via le lien *Semestre / Modifer le semestre* du tableau de bord. + + 3. **Inscrire les étudiants** Sauf pour le premier semestre (S1), il est en général plus simple de s'appuyer sur les décisions de jury pour sélectionner rapidement les étudiants à inscrire. C'est ce que permet la page *Inscriptions / Passage des étudiants depuis d'autres semestres*. Voir les explications sur cette page. + + 4. Si vous avez un portail **Apogée** et que les inscriptions Apogée ont été effectuées (ou les changements de codes étapes), utiliser *Inscriptions / Synchroniser avec étape Apogée* pour vérifier et compléter la liste des inscrits. (Pour plus d'informations consulter aussi les pages [Vérifier les codes NIP](VerifCodeNIP.md) et [Synchroniser avec une étape Apogée](SynchroApogee.md).) + + 5. Si vous n'avez pas Apogée, qu'il s'agit du premier semestre, que vous n'utilisez pas non plus d'imports par fichiers Excel, et qu'il manque des étudiants (inscrits d'autres origines, cas particulier), il faut les créer individuellement (via le lien *créer un nouvel étudiant* en bas de la page d'accueil) puis les inscrire (via le menu *Inscriptions / Inscrire un étudiant* du tableau de bord semestre. **Avant cela, vérifiez bien que l'étudiant n'existe pas déjà dans ScoDoc afin de ne pas créer de doublons**. + + 6. (optionnel) Répartir les étudiants dans des groupes de TD (*Inscriptions / Modifier les groupes*). + + +C'est prêt. Les enseignants autorisés peuvent créer des évaluations et saisir des notes. + +## Problèmes couramment rencontrés + + - **Etudiants en doubles**: ceci arrive lorsqu'on crée manuellement les étudiants. Il faut absolument éviter de créer un étudiant qui existe déjà, sinon on perd la possibilité de suivre le parcours de chacun. Le respect de la procédure ci-dessus garanti normalement que les étudiants restent uniques. N'utiliser *créer un nouvel étudiant* qu'après vous être assuré qu'il n'était pas déjà inscrit dans un autre semestre, et que l'on sait que l'on ne va pas l'importer depuis Apogée. + + - **Désinscription d'un étudiant**: si vous avez inscrit par erreur un étudiant dans un semestre, ce n'est pas grave: vous pouvez le désinscrire en utilisant le menu *Scolarité / désinscrire* sur sa fiche individuelle (à droite du nom du semestre concerné). + + - **Aucun étudiant à inscrire**: cela peut arriver si les dates de semestres sont incorrectes (chevauchement): en particulier, vérifier que la date de début du nouveau semestre est bien postérieure à la date de fin des semestres d'où proviennent les étudiants à inscrire. + +Pour toutes questions, n'hésitez pas à contacter la liste de diffusion Notes (voir la [page d'information sur les listes](ListesDeDiffusion.md)). diff --git a/docs/VerifCodeNIP.md b/docs/VerifCodeNIP.md index 17532836..835a735f 100644 --- a/docs/VerifCodeNIP.md +++ b/docs/VerifCodeNIP.md @@ -24,5 +24,10 @@ Cliquez ensuite sur le bouton **Modifier les données**. Vous pouvez vérifier les codes et adresses mail de tous les étudiants d'un semestre via la page **vérification des codes Apogée**. Cette page est accessible via un lien en bas de la page **Synchroniser avec une étape Apogée**. -Voir aussi: [ Synchroniser avec une étape Apogée](SynchroApogee.md), [ Guide pour le chef de département](GuideAdminFormation.md). +### Voir aussi: + +- [Synchroniser avec une étape Apogée](SynchroApogee.md) +- [Guide pour le chef de département](GuideAdminFormation.md) +- [Opérations de fin de semestre](TransitionSemestre.md) + diff --git a/docs/index.md b/docs/index.md index 87de43e7..7bf8ed72 100644 --- a/docs/index.md +++ b/docs/index.md @@ -1,13 +1,20 @@ # ScoDoc: un logiciel libre pour le suivi de la scolarité -ScoDoc est un logiciel libre développé par Emmanuel Viennet pour le suivi de la scolarité des étudiants d'Université: suivi précis des étudiants (assiduité, notes). Son objectif est de faciliter le travail des enseignants et personnels (facilité de saisie des informations, éditions de bordereaux et de bulletins simplifiée). +ScoDoc est un logiciel libre créé par Emmanuel Viennet pour suivre la scolarité des étudiants d'Université: -Les données conservées dans le logiciel peuvent être exportées dans une grande variété de formats (pages web, PDF, Excel, XML...) ce qui facilite tant son usage par des non informaticiens que son intégration dans d'autres logiciels (portails d'établissements, systèmes d'informations comme Apogée). + - suivi précis de la progression des étudiants, évaluations formatives et certificatives; + - saisie et gestion des notes; + - aide à la décision pour les jurys; + - listes des étudiants (groupes, trombinoscopes, bordereaux divers); + - suivi de l'assiduité (saisie et visualisation des absences); + - tableaux de bords, rapports statistiques sur la formation (suivis de cohortes, ...) utiles pour l'évaluation et le suivi des formations; + - édition des procès-verbaux, bulletins et autres documents liés à la scolarité. -ScoDoc est un *logiciel libre*. Vous pouvez participer à son développement. Visitez le [système de suivi (Trac)](https://www-lipn.univ-paris13.fr/projects/scodoc) pour signaler des problèmes ou demander des améliorations, ou écrivez à . -ScoDoc est un logiciel purement web: tous les accès se font via un navigateur web standard, à travers Internet (connexions sécurisées); pour obtenir un accès sur un '''serveur de démo''' (réservé aux IUT), contacter: . Pour installer le logiciel sur votre serveur, voir le [guide d'installation sur Debian 10](GuideInstallDebianDix.md) (ou [sur Debian 9](GuideInstallDebianNeuf.md) au besoin). +ScoDoc est un *logiciel libre*. Vous pouvez participer à son développement (voir [contacts](ListesDeDiffusion.md)). + +ScoDoc s'utilise sur un navigateur web standard, avec connexions sécurisées; pour obtenir un accès sur un *serveur de démo* (réservé aux IUT), contacter: . Pour installer le logiciel sur votre serveur, voir le [guide d'installation sur Debian 10](GuideInstallDebianDix.md). ScoDoc est utilisé dans de nombreux établissement français et étrangers, **dont au moins 58 IUT**: [liste des utilisateurs connus de ScoDoc](UtilisateursScoDoc.md). diff --git a/docs/screens/BulletinInter2012-crop.png b/docs/screens/BulletinInter2012-crop.png new file mode 100644 index 00000000..4c89e31d Binary files /dev/null and b/docs/screens/BulletinInter2012-crop.png differ diff --git a/docs/screens/BulletinInter2012.png b/docs/screens/BulletinInter2012.png deleted file mode 100644 index ef5a8617..00000000 Binary files a/docs/screens/BulletinInter2012.png and /dev/null differ diff --git a/docs/screens/CalAbs.png b/docs/screens/CalAbs.png deleted file mode 100644 index 03513e76..00000000 Binary files a/docs/screens/CalAbs.png and /dev/null differ diff --git a/docs/screens/NotesRecap2012-crop.png b/docs/screens/NotesRecap2012-crop.png new file mode 100644 index 00000000..7090452e Binary files /dev/null and b/docs/screens/NotesRecap2012-crop.png differ diff --git a/docs/screens/NotesRecap2012.png b/docs/screens/NotesRecap2012.png deleted file mode 100644 index c0239fdc..00000000 Binary files a/docs/screens/NotesRecap2012.png and /dev/null differ diff --git a/docs/screens/Trombi-scodoc7.png b/docs/screens/Trombi-scodoc7.png new file mode 100644 index 00000000..6ba63119 Binary files /dev/null and b/docs/screens/Trombi-scodoc7.png differ diff --git a/docs/screens/accueil-scodoc7.png b/docs/screens/accueil-scodoc7.png new file mode 100644 index 00000000..3cbe280f Binary files /dev/null and b/docs/screens/accueil-scodoc7.png differ diff --git a/docs/screens/calabs-scodoc7.png b/docs/screens/calabs-scodoc7.png new file mode 100644 index 00000000..04037ab8 Binary files /dev/null and b/docs/screens/calabs-scodoc7.png differ diff --git a/docs/screens/ficheEtud-scodoc7.png b/docs/screens/ficheEtud-scodoc7.png new file mode 100644 index 00000000..f22e4571 Binary files /dev/null and b/docs/screens/ficheEtud-scodoc7.png differ