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# Récapitulatif des opérations en fin de semestre (et début du suivant)

Cette page récapitule les opérations typiquement effectuées par le ou la
responsable de formation (par ex. une cheffe de département en IUT) à la fin
d'un semestre. Selon les cas, certaines opérations peuvent être effectuées par
les directeurs des études.

Voir aussi le [Guide pour la cheffe ou le chef de département](GuideAdminFormation.md).

## À la fin d'un semestre

1. Vérifier que les réglages de votre semestre correspondent bien à ce que vous
   voulez. En particulier, surtout pour les DUT, les options comme *proposer
   compensation* et *jurys avec semestres décalés* (accessibles via *Modifier
   le semestre*, voir figure).
   ![reglages-semestres-check.png](screens/reglages-semestres-check.png)

2. Vérifier que la formation (menu **Semestre / Voir la formation**) est
   correcte et, s'il y a des messages d'avertissement dans la formation ou sur
   le tableau de bord du semestre, que vous les avez pris en compte ou
   comprenez la situation.

3. Vérifier que toutes les notes ont été saisies: regarder le tableau de bord,
   qui affiche dans chaque module les évaluations et indique si des notes
   manquent ou sont en attente. Le tenue d'un jury exige que toutes les notes
   sont à jour.

4. (optionnel) En BUT, sur un semestre impair (S1, S3, S5), si les étudiants ont
   déjà commencé le semestre suivant (par exemple si le S2 a commencé avant que
   le jury de S1 ait été enregistré), prendre soin de bloquer la prise en compte
   des moyennes du semestre pair: sur celui là, via **Semestre / Modifier le
   semestre**, cocher *empêcher le calcul des moyennes d'UE*. Sinon, les
   décisions annuelles BUT seraient calculées !

5. (optionnel) Vérifier les absences si cela n'a pas déjà été fait. Dans le
   menu *Semestre* du tableau de bord, suivre *Vérifier les absences aux
   évaluations*.

6. Réunir la commission (ou le jury):

      a. Il peut être utile de préparer des documents pour les membres de la
      commission: suivre *Générer feuille préparation Jury* dans le menu *Jury*.

      b. Durant la commission, nous recommandons de saisir en temps réel les
      décisions (menu *Jury / Saisie des décisions*). **Pour éviter que les
      étudiants n'aient accès aux décisions pendant le jury, décocher l'option
      *publier le bulletin sur la passerelle* ** (menu *Semestre / Options du
      semestre*).

7. Édition du procès-verbal: menu *Jury / Voir les décisions du jury*.

      a. En bas de la page, un lien *Courriers individuels (classeur pdf)* permet
         de générer les courriers à adresser aux étudiants (penser à vérifier
         leurs adresses postales au préalable sur leurs fiches).

      b. Le lien *PV officiel (pdf)* permet de générer le procès verbal avec la
         liste des décisions pour chaque étudiant.

A ce stade, le semestre est terminé. Il est recommandé de le **verrouiller**
après les prises de décisions définitives.

## Mise en place du semestre suivant

 1. **Créer une instance du semestre suivant** (par exemple un S2 après un S1).
    Pour cela, aller sur la page *Programmes*, choisir la formation (rappelons
    que ScoDoc appelle "formation" la définition d'un programme pédagogique) et
    suivre le lien *UE, modules, semestres*.

 2. En bas de la page qui détaille le programme, suivre le lien *Mettre en place
    un nouveau semestre de formation* et remplissez le formulaire.

    Une autre approche, souvent plus rapide, consiste à créer un semestre en
    utilisant un semestre existant comme modèle: on reprend la même liste de
    modules; pour cela, se placer sur le semestre modèle, et utiliser le menu **
    *Cloner ce semestre* **.

    1. Indiquez les dates correctes de début et de fin du semestre (attention:
       il est important que les dates ne se chevauchent pas: le nouveau semestre
       doit commencer quelques jours (ou semaines) après le précédent !)

    2. Désignez le responsable (directeur des études en DUT).

    3. Si vous êtes interfacé à Apogée (via un portail), indiquez le code étape
       Apogée correspondant à votre nouveau semestre.

    4. Cocher les modules de votre semestre, et associez leur un enseignant
       responsable (ce dernier pourra créer des évaluations dans ce  module et
       déclarer des collègues pouvant saisir les notes).

    5. Après relecture, cliquez sur le bouton *Créer ce semestre de formation*.

        NB: toutes ces informations pourront être ultérieurement modifiées via le lien *Semestre / Modifer le semestre* du tableau de bord.

 3. **Inscrire les étudiants** Sauf pour le premier semestre (S1), il est en
    général plus simple de s'appuyer sur les décisions de jury pour sélectionner
    rapidement les étudiants à inscrire. C'est ce que permet la page
    *Inscriptions / Passage des étudiants depuis d'autres semestres*. Voir les
    explications sur cette page.

 4. Si vous avez un portail **Apogée** et que les inscriptions Apogée ont été
    effectuées (ou les changements de codes étapes), utiliser *Inscriptions /
    Synchroniser avec étape Apogée* pour vérifier et compléter la liste des
    inscrits. (Pour plus d'informations consulter aussi les pages [Vérifier les
    codes NIP](VerifCodeNIP.md) et [Synchroniser avec une étape
    Apogée](SynchroApogee.md).)

 5. Si vous n'avez pas Apogée, qu'il s'agit du premier semestre, que vous
    n'utilisez pas non plus d'imports par fichiers Excel, et qu'il manque des
    étudiants (inscrits d'autres origines, cas particulier), il faut les créer
    individuellement (via le lien *créer un nouvel étudiant* en bas de la page
    d'accueil) puis les inscrire (via le menu *Inscriptions / Inscrire un
    étudiant* du tableau de bord semestre. **Avant cela, vérifiez bien que
    l'étudiant n'existe pas déjà dans ScoDoc afin de ne pas créer de doublons**.

 6. (optionnel) Répartir les étudiants dans des groupes de TD (*Inscriptions /
    Modifier les groupes*).

C'est prêt. Les enseignants autorisés peuvent créer des évaluations et saisir des notes.

## Problèmes couramment rencontrés

- **Etudiants en double**: ceci arrive lorsqu'on crée manuellement les
  étudiants. Il faut absolument éviter de créer un étudiant qui existe déjà,
  sinon on perd la possibilité de suivre le parcours de chacun. Le respect de la
  procédure ci-dessus garanti que les étudiants restent uniques.
  N'utiliser *créer un nouvel étudiant* qu'après vous être assuré qu'il n'était
  pas déjà inscrit dans un autre semestre, et que l'on sait que l'on ne va pas
  l'importer depuis Apogée.

- **Désinscription d'un étudiant**: si vous avez inscrit par erreur un étudiant
  dans un semestre, ce n'est pas grave: vous pouvez le désinscrire en utilisant
  le menu *Scolarité / désinscrire* sur sa fiche individuelle (à droite du nom
  du semestre concerné).

- **Aucun étudiant à inscrire**: cela peut arriver si les dates de semestres
  sont incorrectes (chevauchement): en particulier, vérifier que la date de
  début du nouveau semestre est bien postérieure à la date de fin des semestres
  d'où proviennent les étudiants à inscrire.

Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter ([contacts](Contact.md)).

!!! note "Voir aussi"

    - [Vérifier les codes NIP](VerifCodeNIP.md)
    - [Guide pour le ou la responsable de formation](GuideAdminFormation.md)
    - [Les jurys de BUT](BUTJurys.md)
    - [FAQ](FAQ.md)
    - [Contacts](Contact.md)